Los clientes de Office 365 están de enhorabuena ya que Microsoft acaba de anunciar la inclusión de su red social corporativa Yammer en todos sus planes empresariales de Office 365 (E1 y E3).  Hasta ahora la plataforma solo estaba disponible para los clientes de Office 365 con contratos Enterprise Agreement.

Por si esto fuera poco, la compañía ha anunciado un importante cambio en la forma de licenciar a los usuarios externos (socios, proveedores o clientes) que colaboran en la red social de una empresa: Ahora ya no será necesario adquirir nuevas licencias de Yammer para ellos.

Con este cambio Microsoft pretende impulsar la colaboración con los contactos de negocio de las empresas, sin que estas tengan que preocuparse por los costes adicionales que esto suponía.

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La red social corporativa líder en el mercado empresarial y propiedad de Microsoft, cuenta ya con más de 8 millones de usuarios corporativos.

Yammer persigue la colaboración entre todos los trabajadores de una empresa, creando un espacio para una comunicación fluida y bidireccional, incorporando principios de interacción en red muy similares a Facebook, Twitter y Linkedin.

Uno de sus mayores beneficios es el aumento de productividad que ofrece a las empresas al agilizar el proceso de comunicación interna de éstas, respecto a los sistemas tradicionales como reuniones, correo electrónico, etc… No obstante, tiene muchos más beneficios como por ejemplo:

• Mejora de la comunicación en la empresa, proporcionando una comunicación en tiempo real, fluida y espontánea.
• Aumento de la productividad y la satisfacción de los empleados, reduciendo la necesidad de enviar correos electrónicos y de realizar reuniones.
• Fomento de la colaboración y la participación natural entre los empleados, innovando, descubriendo nuevas ideas, nuevas formas creativas de colaborar, etc…
• Gestión del conocimiento, ayuda a consolidarlo y a compartirlo de una manera instantánea entre los empleados
• Mejora del ambiente corporativo y ayuda a las empresas a gestionar sus comunicaciones corporativas.
• Cohesión de equipos o personas descentralizadas

Capacidades de Yammer
Gracias a las características que incluye, Yammer permite mejorar el trabajo en equipo y tener mayor visibilidad de los proyectos de la empresa. Estas son algunas de sus capacidades:

• Colaborar e interactuar:  Los empleados de la empresa pueden interactuar entre ellos del mismo modo que lo hacen en otras redes: compartiendo enlaces, imágenes, vídeos, archivos y utilizar protocolos de interacción similares a los de Twitter ( mencionar a otros usuarios poniendo @ antes del nombre). También pueden hacer seguimiento (de usuarios, grupos y documentos), enviar mensajes públicos o privados e indicar su aprobación a las publicaciones de otros y comentarlas.
• Grupos: Yammer te ofrece la posibilidad de crear espacios de colaboración flexible para equipos de trabajo, para todos los empleados de la empresa e incluso para compartirlos con personal externo. Puedes crear páginas similares a las conocidas «Fan Page» de Facebook para cada proyecto con toda la información relacionada a este, publicar eventos en la agenda (reuniones, hitos de entrega, sesiones de formación, etc..), realizar encuestas con resultados en tiempo real  y mantener conversaciones instantáneas para resolver dudas o tomar decisiones rápidamente.
• Movilidad y accesibilidad: Se puede acceder a Yammer desde cualquier dispositivo con conexión a internet, ya que toda la información está en la nube y es accesible en tiempo real. La red cuenta con su app móvil en versiones para iPhone, iPad, Android, Windows Phone y Blackberry.
• Integración con SharePoint Online: Yammer está integrado con SharePoint Online a través de la suite de productividad Office 365 y dentro de los contratos Enterprise. Los usuarios pueden reemplazar el suministro de noticias (newsfeed) de SharePoint Online por el de Yammer, mejorando de esta manera la experiencia social que proporcionaba SharePoint hasta el momento.

Yammer permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, rompiendo las barreras geográficas y organizativas y abriendo nuevos canales de comunicación y acceso a la información que mejorarán la productividad y las relaciones laborales de sus empleados.

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En este post recogemos las mejoras que  Microsoft ha lanzado en su suite de productividad en la nube, Office 365.

El aumento del límite de carga de archivos de SharePoint; que hace más fácil compartir archivos de gran tamaño, recuperar versiones de documentos y las nuevas capacidades de colaboración de Yammer con SkyDrive Pro y SharePoint, son algunas de las novedades que os comentamos a continuación, haz clic en los enlaces si quieres obtener más información sobre ellas:

Acceso delegado ahora disponible en Outlook Web App: Ahora es posible configurar una cuenta para que otra persona administre tu calendario y el correo electrónico en tu nombre.

 Mejoras diversas en capacidad y restauración de SharePoint Online: Esta actualización incluye el aumento del límite de carga de archivos a 2 Gb (anteriormente 250 Mb), el aumento a 10.000 sitios por cuenta, las mejoras en la restauración automática de documentos desde la papelera de reciclaje (con un límite de 90 días)  y las mejoras en el control de versiones de documentos en las bibliotecas de SkyDrive Pro.

 Establecer conversaciones de Yammer a partir de documentos almacenados en SharePoint Online: Con la nueva característica de Post de Yammer,  podrás iniciar fácilmente una conversación a partir de documentos almacenados en SkyDrive Pro y SharePoint Online.

Administrar las notificaciones de Spam con Exchange Online Protection: Los administradores de tu empresa tienen ahora más opciones de gestionar el Spam y crear directivas de correo basura más efectivas.

Mejora de PowerMap para Excel 2013: PowerMap es una nueva visualización en 3D como complemento para Excel que permite mapear, explorar e interactuar con datos geográficos desde la hoja de cálculo.

Actualización de OneNote para iPhone y iPad: Los usuarios de Ipad  pueden crear un nuevo bloc de notas de OneNote. La aplicación se ha mejorado para que ocupe un menor tamaño en los dispositivos y se ha mejorado la escritura japonesa.

Acceso directo a OneNote en el menú de inicio de Windows Phone: Con la nueva actualización podrás configurar OneNote para acceder a él desde la pantalla de inicio de tu Windows Phone.

OneNote para Android más mercados internacionales: Ahora se puede descargar OneNote para Android en más de 60 nuevos países.

Estas actualizaciones pueden tardar un tiempo en aparecer en tu cuenta de Office 365 ya que algunas se están desplegando estos días.

¿Todavía no conoces los beneficios de Office 365?

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Las redes sociales son uno de los mejores aliados de las empresas ya que generan grandes vínculos con los clientes. Crear y compartir contenido de calidad en ellas, se ha convertido en una técnica imprescindible para fidelizar a los clientes y aumentar el ratio de visitas a la web.

Para ello, Portal Builder te ayuda con una nueva funcionalidad que te permite compartir los contenidos de tu web de forma automática y en las principales redes sociales, sin necesidad de tener que ir a cada uno de los portales.

A continuación te mostramos como hacerlo:

Desde la pantalla Compartir en redes sociales, a la que se accede desde el botón compartir de la barra de menú de Edit in place, puedes configurar Twitter, Facebook, Linkedin y Google Plus para compartir tus contenidos publicados.

Tal y como muestra la imagen anterior, la pantalla te ofrece una previsualización de como se verá la publicación en las redes que has configurado, ofreciéndote la posibilidad de ajustar los textos, seleccionar las imágenes y añadir un comentario personalizado en cada una de ellas.

Con la facilidad para compartir contenido de Portal Builder y una buena estrategia de Marketing Online, tu empresa tiene el éxito asegurado! ¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

Power BI es la nueva herramienta de Business Inteligence (BI) que incorpora la suite de productividad, Office 365.

Esta nueva herramienta te permite analizar e interactuar  con una cantidad masiva de datos dentro de Excel, recabando información a través de lenguaje natural y peticiones del tipo pregunta-respuesta.

Con Power BI tendrás la capacidad de buscar fácilmente, transformar y tener acceso a datos dentro y fuera de la organización, desde cualquier lugar y en casi cualquier dispositivo. Asimismo, podrás analizar y crear atractivas visualizaciones interactivas.

La herramienta te permite obtener de manera fácil, información de valor de tus datos, trabajando desde Excel para analizarlos y visualizarlos de forma autónoma.

Microsoft ofrece una solución que potencia las siguientes funcionalidades de Excel

• Power Query, permite a los usuarios buscar de manera fácil, acceder a información pública y a los datos de tu organización.
• Power Map, una herramienta de visualización en 3D, que permite analizar datos geográficos y temporales, superpuestos sobre mapas. Además, se pueden capturar escenas para la creación de presentaciones.
• Power Pivot, para crear y adaptar modelos flexibles de datos en Excel.
• Power View, para crear tablas interactivas, gráficos y otras representaciones visuales de datos.

Capacidades de colaboración, búsqueda y movilidad
Power BI se complementa con la potencia de SharePoint y nos ofrece capacidades para colaborar y dar acceso a la información de manera segura y en un entorno de confianza, proporcionando:

• Sitios Power BI, espacios de trabajo colaborativos y dedicados de BI para compartir datos e información de valor con usuarios de la empresa. Los sitios Power BI mantienen actualizada la información con conectividad a los distintos orígenes de datos de mi organización.
• Capacidades de consulta en lenguaje natural, que permite a los usuarios hacer preguntas y obtener respuestas. Sólo hay que realizar la pregunta en una caja de diálogo, el sistema la interpreta y de manera automática genera tablas interactivas y gráficas basadas en información disponible.
• Experiencia BI móvil, aplicaciones táctiles ideales para Windows 8, Windows RT y iPad, para que puedas permanecer conectado a tus informes y datos desde cualquier lugar, así como soporte para HTML5 en el navegador de cualquier dispositivo.

¿Quieres conocer más sobre cómo Power BI puede ayudarte?

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Como parte de la promesa de entregar continuamente valor a los clientes de Office 365, Microsoft ha anunciado en su blog oficial, una novedad que afecta a los clientes de Exchange Online de todos los planes de servicio de Office 365.

A partir de ahora, la limitación de espacio para almacenar correos y archivos adjuntos, no supondrá un problema para los usuarios más activos del correo ya que han aumentado el tamaño de los buzones pasando de los 25 Gb actuales a los 50 Gb. Los usuarios de planes de Kiosco verán aumentado el tamaño de los buzones a 2 Gb.

Por otro lado, se ha mejorado el espacio de almacenamiento de otro buzones como los compartidos y los buzones de recursos que suben su espacio a 10 Gb.

Office 365 ha adoptado una política de actualizaciones y mejora continua de los servicios en línea que hacen cada vez más atractivo el salto a la nube.

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Microsoft ha hecho públicas en su blog oficial  una serie de mejoras significativas en SkyDrive Pro, que ayudarán a que los usuarios de office 365 sean más productivos y que os comentamos a continuación:

1- Aumento del espacio de almacenamiento
Los usuarios de Office 365 se beneficiarán de un aumento de 25 Gb en el espacio de almacenamiento frente a los 7 Gb que ofrecía el servicio actualmente.

2- Posibilidad de aumentar el almacenamiento para SharePoint Online
Los administradores de SharePoint Online pueden aumentar el espacio de SkyDrive Pro desde los 25 Gb actuales hasta los 50 o 100 Gb, para usuarios con necesidades de almacenamiento elevadas. Este espacio adicional tendrá un coste de 0,15€ por cada GB al mes.

3- Nueva vista
SkyDrive Pro incluye una nueva funcionalidad que se llama Compartir conmigo, una vista que permite encontrar fácilmente los documentos que otros empleados han compartido con el usuario, facilitando la colaboración entre los trabajadores de la empresa.

¿Qué es SkyDrive Pro?

Es el servicio de almacenamiento de documentos en la nube que las empresas facilitan a sus empleados (librerías de MySite) más una aplicación cliente que se ofrece tanto en las implementaciones locales de Office 2013 como en diversos planes de la versión Cloud en Office 365 y que puede conectar tanto con SharePoint 2010 como con SharePoint 2013.

Con SkyDrive Pro , los empleados pueden almacenar, sincronizar y compartir sus archivos con facilidad y seguridad.

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El éxito de Yammer

Como sabéis, Yammer es una red social empresarial diseñada para que los empleados se comuniquen y colaboren mejor entre sí. Prueba de su éxito son las cifras que muestran el crecimiento y la acogida de la red social por parte de las empresas:

• Los usuarios registrados se han incrementado en un 55% , a casi 8 millones.
• La actividad de los usuarios (medidos por mensajes, grupos y archivos) se ha duplicado
• Las suscripciones de pago han crecido más de un 200% año tras año.

Hoja de ruta establecida por Microsoft para la integración de Yammer con Office 365

Fase 1-Integración básica
Desde principios de este mes , los clientes de Office 365 pueden reemplazar el suministro de noticias (newsfeed) de SharePoint Online por el de Yammer. Esta nueva capacidad mejora la experiencia social que nos proporciona SharePoint,  algo limitada y que para muchas organizaciones podía resultar insuficiente.

Fase 2- Conexiones más profundas
Durante el otoño Microsoft lanzará una nueva actualización que permitirá una integración más profunda con la red social:

• Inicio de sesión único para ambos productos así como la adición del enlace a Yammer en el portal de administración de Office 365 y en la barra de navegación.
• Capacidades para editar documentos de Word, Excel y PowerPoint desde el navegador a través de Office Web Apps.
• Traducción de mensajes y conversaciones en tiempo real con el sistema de traducción automática, Microsoft translator que abarca 39 idiomas

Fase 3-Experiencias conectadas
Microsoft va a seguir trabajando en nuevas mejoras sociales, que se irán anunciando a medida que nos adentremos en el 2014, y que pretenden hacer de Yammer la herramienta de comunicación principal de la empresa. Para que te hagas una idea de los planes de futuro de Yammer, aquí están algunos de los proyectos actualmente en desarrollo:

• Integración de búsqueda de SharePoint:  Posibilidad de buscar conversaciones de Yammer
• Mejoras de mensajería Yammer: Mejora de la experiencia de usuario de Yammer añadiendo la posibilidad de enviar mensajes a varios grupos a la vez.
• Integración con Exchange Online: Microsoft trabaja para que puedas utilizar Yammer y el correo electrónicos juntos. Podrás hacer seguimiento de un tema de Yammer, responder a mensajes y participar en conversaciones a través del correo electrónico.
• Integración con Lync Online. Capacidades de mensajería instantánea, voz y vídeo.
• Comunicación externa. Mejoras en la infraestructura de mensajería para facilitar la adición de usuarios externos a la empresa a las conversaciones de Yammer.
• Las aplicaciones móviles. Los dispositivos móviles ya son un medio para utilizar Yammer, de hecho Microsoft anunció a primeros de Junio una aplicación gratuita de RSS para los usuarios de Yammer, lista para su descarga en el sitio Web de Windows Store. No obstante, la compañía trabaja para mejorar la experiencia del usuario en Windows 8, Ipad, Iphone y Android.

¿Debo hacer el cambio a Yammer?

El primer paso de la integración con Yammer es opcional para los clientes. No obstante, Microsoft nos sugiere que hagamos el cambio con estas palabras de Christophe Fiessinger, product marketing manager de la división de Office de Microsoft “Nuestra recomendación es usar Yammer, ya que es nuestra mayor apuesta en la parte social de la empresa y nos encontramos comprometidos a convertirlo en nuestra capa social por debajo de todos nuestros productos”

En conclusión, Office 365 y Yammer te van a permitir transformar la comunicación y colaboración de los empleados de tu empresa, disponiendo de las mejores y más innovadoras ideas en tu organización. Apuesta por ello!

Con los nuevos informes de Office 365,  podrás tener una visión más completa de cómo tu empresa utiliza los servicios online de Microsoft.
Si quieres calcular la cantidad de spam que tu empresa está recibiendo, o cuántos buzones de correo no se están utilizando, ahora podrás hacerlo.

Trabajar con los informes

En la sección Informes del centro de administración de Office 365, verás todos los informes disponibles agrupados por categorías. Cada uno se compone de los siguientes elementos:

• Gráfico principal: El usuario puede interactuar con el gráfico principal usando los filtros que figuran en la página y consultar los datos en diferentes periodos.
• Tabla relacionada: Ofrece la posibilidad de consultar los datos en una tabla.
• Gráficos relacionados: Muestran los gráficos relacionados a la categoría seleccionada y permite ver una tendencia de la métrica sobre la que se realiza el seguimiento.
• Más informes relacionados: Muestra informes relacionados a la categoría seleccionada.

A continuación se detallan los informes disponibles para cada una de las categorías:

Informes de Correo

Informes sobre los buzones de correo. Esta categoría contiene los siguientes informes:

• Buzones activos e inactivos: Este informe muestra el número de buzones activos e inactivos. Un buzón se considera activo si el usuario lo visita al menos una vez en los últimos 30 días.
• Buzones nuevos y eliminados: Muestra el número de buzones activos, el número de nuevos buzones y los eliminados.
• Grupos nuevos y eliminados: Muestra el número de nuevos grupos creados y los eliminados.
• Uso de los buzones: Muestra el número total de buzones de correo, buzones inactivos, los buzones que exceden de su cuota de almacenamiento y los buzones que utilizan menos del 25% de su límite de almacenamiento.
• Tipos de conexiones de buzón: Muestra el número de conexiones de buzones agrupadas por tipos de conexión (MAPI, OWA, EAS, EWS, IMAP y POP3).

Informes de Protección

Estos informes se centran en el modo en el que Exchange Online Protection protege a los usuarios de todos los elementos dañinos.

• Correo recibido y enviado: Muestra el correo recibido y enviado en función del tipo de tráfico: 1-Mensajes buenos que no se identifican como malware, 2-Mensajes que contienen Malware, 3-Mensajes que coincidan con al menos una regla de la empresa y  4-Mensajes que coincidan con al menos una política DLP de la empresa.
• Correo no deseado: Muestra el spam detectado, agrupado por tipo de filtrado de correo no deseado: (SMTP bloqueado, IP bloqueado, Contenido filtrado).
• Malware recibido y enviado: Muestra el número de detecciones de malware en el correo recibido y enviado, antes de aplicar la acción de Malware.
• Top Malware: Muestra una lista de los malware más frecuentemente detectados.

Informes de Reglas de transporte

Las reglas de transporte te permiten aplicar directivas de mensajería. Acciones como redirigir un mensaje, mensajes de protección de derechos y rechazar o eliminar, se pueden realizar en los mensajes que coinciden con las condiciones especificadas por los administradores de TI de tu empresa. Los siguientes informes muestran el resumen de estas reglas:

• Reglas detectadas en el correo enviado y recibido: Muestra el número de reglas de transporte en el correo recibido y enviado, agrupadas por gravedad.

Informes de DLP

Tu empresa puede establecer directivas de prevención de pérdida de datos (DLP) con el objetivo de impedir que los datos confidenciales se envíen a través del correo electrónico. Los siguientes informes recogen un resumen de las directivas DLP detectadas en el correo electrónico de tu empresa.

• Políticas DLP para el correo recibido y enviado: Muestra el número de políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) de la empresa, en el correo recibido y enviado.
• Reglas DLP para el correo recibido y enviado: Muestra el número de reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) de la empresa, en el correo recibido y enviado.

Informes de Lync

Para facilitar la monitorización del uso que se está haciendo de Lync en tu empresa, Office 365 te ofrece los siguientes informes.

• Mensajería instantánea y sesiones de audio: Muestra el número de sesiones de mensajería instantánea y sesiones de audio.
• Sesiones de transferencia de vídeo, uso compartido de aplicaciones y de archivos: Muestra el número de transferencias.
• Mensajería instantánea y conferencias de audio/vídeo: Muestra el número de sesiones de mensajería instantánea y sesiones de conferencias.
• Uso compartido de aplicaciones, web y de acceso telefónico en las conferencias: Muestra el número de compartición de aplicaciones, web y de acceso telefónico en las conferencias.

La sección de informes ya está disponible para los clientes que tienen la versión de Office 365 actualizada y para las nuevas suscripciones.

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Microsoft ha diseñado los planes Enterprise para las organizaciones con más de 250 usuarios que requieren mayor exigencia en prestaciones, seguridad y capacidades de administración avanzadas. En este post te detallamos sus diferencias.

Office 365 Enterprise (K1)

Diseñado para empleados que trabajan por turnos, tiendas, o cualquiera que use un equipo compartido:

• Office Web Apps
• Email y calendarios mediante Outlook web App. 1 Gb de almacenamiento
• Acceso a  SharePoint Online
• Disponibilidad de Exchange ActiveSync para dispositivos móviles

El precio de este plan es de 3,30€  por usuario/mes.

Office 365 Enterprise (E1)

Diseñado para empresas que quieren disponer de servicios de correo electrónico, uso compartido de documentos , conferencia y otras aplicaciones a nivel empresarial:

• Office Web Apps
• Correo completo con Exchange Online. 25 Gb de almacenamiento
• Compartición de documentos y colaboración con SharePoint Online
• Sitio de Intranet para sus equipos: Hasta 3000 subsitios
• Mensajería instantánea y videoconferencia en HD con Lync Online

El precio de este plan es de 6,50€  por usuario/mes.

Office 365 Enterprise (E3)

Diseñado para empresas grandes que desean todas las funcionalidades que incluye en plan de mediana empresa junto con servicios empresariales avanzados:

• Office Professional Plus (posibilidad de instalarlo en 5 dispositivos diferentes por usuario)
• Office Web Apps
• Correo completo con Exchange Online. 25 Gb de almacenamiento
• Funcionalidades de correo electrónico avanzadas : Almacenamiento y capacidades de retención de datos relacionados con cuestiones legales, así como almacenamiento ilimitado
• eDiscovery Center: Búsqueda centralizada entre sitios de SharePoint y buzones de correo de Exchange
• Gestión de derechos (Right Managments) y custodia legal
• Compartición de documentos y colaboración con SharePoint Online
• Inteligencia empresarial avanzada
• Sitio de Intranet para sus equipos: Hasta 3000 subsitios
• Mensajería instantánea y videoconferencia en HD con Lync Online
• Implementación Push, los administradores de TI tienen la capacidad de personalizar y lanzar la instalación mediante herramientas de despliegue.

El precio de este plan es de 19€ por usuario/mes.

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