Power BI: Da vida a tus datos con Power Map

Power BI: Da vida a tus datos con Power Map

Power BI es la herramienta de Business Inteligence (BI) que incorpora la suite de productividad Office 365 y que nos permite automatizar los procesos de generación de información analítica.

Power BI Incluye una colección de funcionalidades que te permiten visualizar y generar información a partir de los datos, compartir los descubrimientos y participar en nuevas formas de colaboración con Power Query, Power Map, Power Pivot y Power View.

Con este post continuamos detallando cada uno de los complementos de la herramienta de Business inteligence, en este caso os hablaremos de Power Map.

Power Map, es un complemento para Excel que te permite visualizar y analizar datos geográficos y temporales en 3D, y crear «Tours» interactivos .

Con power Map puedes:

  • Analizar información geolocalizada: A partir de tus datos puedes generar espectaculares mapas geográficos 3D de manera muy sencilla.
  • Hacer presentaciones interactivas de tus datos, capturando escenas (tablas y gráficos)  y construyendo «tours» o recorridos visuales con los que podrás ver la evolución de tu información geoposicionada en una línea de tiempo y compartirla con los demás.

Vamos a poner un ejemplo: Imaginemos que tenemos tablas con datos de clientes de diferentes países y queremos saber de una vistazo dónde se consume nuestro producto en mayor medida. Con Power Map podremos integrar rápidamente esos datos en una mapa del mundo y elegir qué tipo de gráfico queremos mostrar (columnas, mapas de calor y burbujas).

Power BI: Da vida a tus datos con Power Map

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Cómo evitar fugas de información sensible con la ayuda de Office 365 -Parte III (IRM)

Proteger correos electrónicos desde Microsoft Office y IRMProtege correos electrónicos enviados a usuarios de nuestra organización.

Tal y como os explicábamos hace unos días, IRM es una herramienta que encripta y protege la información sensible de accesos no autorizados.

En este tercer capítulo analizaremos cómo puedes proteger los correos electrónicos enviados a usuarios de tu organización.

Los empleados utilizan el correo electrónico para intercambiar información confidencial como informes y datos financieros, contratos legales, información confidencial de productos o datos sobre clientes y empleados. Como resultado, los buzones se convierten en repositorios de información confidencial y las fugas pueden convertirse en una seria amenaza para tu organización.

Los administradores de tu empresa pueden proteger en Exchange Online la salida de información a través del correo electrónico (incluidos los datos adjuntos), evitando que el contenido se filtre fuera de los límites de la organización.

Por ejemplo:

  • Evitar que un destinatario pueda realizar alguna de estas funciones: acceder, reenviar, copiar, modificar, imprimir, enviar por fax , imprimir pantalla o cortar y pegar el contenido de un correo electrónico.
  • Crear reglas de protección y cifrado automáticas para emails que cumplen ciertas condiciones de negocio (enviados por alguien determinado, a alguien determinado, con textos determinados, etc, etc).

Una vez activado el sistema

Las opciones que los usuarios tendrán disponibles para encriptar un correo son:

  • Acceso sin restricciones (por defecto): Correo sin encriptar.
  • No reenviar: Los destinatarios pueden leer este mensaje, pero no pueden reenviar, imprimir ni copiar el contenido. El propietario de la conversación tiene permiso pleno para su mensaje y todas las respuestas del mismo.
  • Confidencial: El contenido es información registrada destinada solo a usuarios internos. Se puede modificar pero no se puede copiar e imprimir.
  • Confidencial, ver únicamente: El contenido es información registrada destinada solo a usuarios internos. No se puede modificar.

Proteger correos electrónicos desde Microsoft Office y IRM

¿Y qué sucede en el receptor?

Cuando los empleados envían un mensaje encriptado (o sea, protegido con IRM), los datos adjuntos reciben la misma protección que el mensaje (Word, Excel, PowerPoint, así como a los archivos con formato .xps).

Proteger correos electrónicos desde Microsoft Office y IRMCuando el receptor abre el correo con permisos, le mostrará un mensaje en la cabecera del mensaje indicando el tipo de restricciones del mensaje.

En esta imagen puedes intuir que hay un mensaje en la cabecera del email, pero como una de las restricciones de IRM es precisamente la captura de pantallas, os enseño una foto hecha con móvil. Sí, ya se, no lo podéis leer, pero de eso se trata 

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Las novedades que vienen en Office 365 y Outlook Web App

La evolución del correo electrónico en Office 365Microsoft ha dado a conocer 3 nuevas características Outlook Web App en Office 365 , que te ayudarán a ser mucho más productivo con tu correo,  ser más eficiente compartiendo documentos con personas de fuera de tu organización y colaborar más eficientemente con compañeros de trabajo.

Ayudándote a priorizar tu correo
Al cabo del día recibimos un gran volumen de correos electrónicos que llenan nuestra bandeja de entrada de mensajes con diferentes grados de relevancia. Gestionar este “desorden” configurando reglas de buzón, requiere de un tiempo que habitualmente no tenemos. Por este motivo, Microsoft nos ofrece una nueva funcionalidad que nos ayudará a organizar este “desorden” permitiéndonos marcar prioridades en los emails.

«Clutter» es el nombre que Microsoft le ha dado a esta funcionalidad. El sistema aprende de los patrones de conducta del usuario para saber qué tipo de mensajes son los más importantes. Solo tenemos que ir marcando los que son más importantes y los que no, después de un tiempo Outlook aprenderá nuestro comportamiento ante futuros mensajes y los entregará en el orden apropiado y en diferentes vistas.

La evolución del correo electrónico en Office 365

Comparte archivos por correo sin necesidad de adjuntarlos
Outlook Web App incluye integración con OneDrive para empresas, que te permitirá compartir fácilmente tus archivos almacenados en la nube.

Al enviar un nuevo email podrás elegir el cargar automáticamente el archivo desde OneDrive o enviarlo como un enlace. Asimismo, tienes la opción de establecer permisos al documento que vas a enviar desde el correo electrónico.

La evolución del correo electrónico en Office 365

El destinatario del correo podrá editar el documento recibido en coautoría en tiempo real (varios usuarios a la vez) y responder al correo con un solo clic. Además, el archivo se le abrirá en modo de edición en Office Online  junto con una pantalla de respuesta a la conversación original para que puedas responder fácilmente al correo.

La evolución del correo electrónico en Office 365

Trabaja en grupos establecidos desde otras aplicaciones
Microsoft también ha añadido la funcionalidad “Grupos” de Yammer en Outlook web Apps, una herramienta de colaboración que permitirá a todos los miembros de una empresa trabajar y colaborar más estrechamente. Además, paulatinamente, esos grupos serán accesibles desde todas las aplicaciones de Office 365.

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Nuevas capacidades de Office 365 para evitar fugas de información y mejorar la seguridad en tu empresa

Mejoras en el servicio DLP para Exchange Online

Ya están disponibles las nuevas capacidades de Office 365 en cuanto a su sistema de «prevención de pérdida de datos» (DLP).

Esta funcionalidad , integrada en Exchange Online,  permite a las empresas aplicar directivas a los contenidos de los mensajes para detener filtraciones accidentales o malintencionadas de información tales como, datos financieros, propiedad intelectual , clientes o secretos comerciales.

Las novedades de las que os vamos a hablar son: «Huellas digitales de documentos» y «Sugerencias de directivas en Outlook Web».

Huellas digitales en documentos

    Esta nueva característica permite a los clientes definir patrones de información como plantilla y prevenir que documentos sensibles que encajen con dichos patrones, se envíen a través del correo electrónico.

De la misma forma que una huella dactilar contiene patrones únicos, los documentos contienen patrones de formato o palabras únicas que los diferencian del resto. Por ejemplo, una empresa que utiliza con frecuencia formularios que contienen un formato o unas palabras únicas, puede crear una huella digital en el documento para identificar cuando los usuarios están enviando ese documento y aplicar las directivas de DLP para controlar la difusión este.

Mejoras en el servicio DLP para Exchange Online

Se crea una plantilla basada en el tipo de documento que se utiliza para detectar documentos que cumplen los mismos patrones

Las huellas digitales pueden crearse para un documento completo o para una parte del contenido.

Sugerencias de directivas de DLP en Outlook Web App

Esta funcionalidad está diseñada para notificar a los usuarios de tu empresa que están enviando información sensible a través del correo electrónico .

A través de las sugerencias de directivas, los administradores de tu empresa pueden crear notas breves que se mostraran en el momento que el remitente del mensaje pueda estar infringiendo una de las políticas y antes de que éste pueda ser enviado.

Mejora la seguridad en tu empresa con Office 365

Además, desde ahora, dichas sugerencias están también disponibles desde Outlook Web App (OWA) y desde tus dispositivos.

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Si ya tienes Office 365, descubre cómo activar Office en tu iPad

Cómo activar Office 365 en iPadSi eres un usuario de iPad que ya tiene una suscripción de Office 365 ahora ya puedes trabajar con tus aplicaciones de Office desde tu dispositivo de Apple.

La versión de Word para iPad es compatible con todos los archivos que pueden abrirse en la versión de Windows y adaptada a la pantalla de tu iPad.

En el caso de la versión de Excel llega con una interfaz preparada para iPad permitiendo visualizar y editar la información de una manera mucho más clara.  Finalmente, PowerPoint permite crear y editar presentaciones e incluso crear énfasis simulando un puntero láser o recalcando cosas al tocar en la pantalla del iPad.

No obstante, para que puedas trabajar con tus nuevas aplicaciones deberás tener una suscripción de Office 365 que incluya Office tal y como te explicamos a continuación:

Para cada aplicación, simplemente abre un documento y clica en el Activar que aparece en la barra superior de color amarillo y seguidamente entra tus credenciales de acceso a Office 365:

Cómo activar Office 365 en iPad

Después de activar tendrás acceso a todas las características completas de la suite tales como visualizar, imprimir, crear y editar documentos.

Si no pudieras activar las aplicaciones, es posible que tu suscripción no incluya Office.

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Cómo evitar fugas de información sensible con la ayuda de Office 365 – Parte II (IRM)

Proteger archivos importantes desde Office - Parte II (IRM)

Protegiendo documentos sensibles desde Microsoft Office

Tal y como os explicábamos hace unos días, IRM es una herramienta que encripta y protege la información sensible de accesos no autorizados.

En el capítulo de hoy hablaremos sobre cómo IRM junto a Microsoft Office, ayuda a las empresas y a los usuarios de éstas, a satisfacer dos necesidades fundamentales:

  • Restringir permisos para información confidencial: IRM ayuda a evitar el acceso no autorizado y el uso no permitido de la información confidencial.
  • Integridad, control y privacidad de la información: Los empleados de una empresa suelen trabajar con información confidencial. Con el uso de IRM, los empleados no dependen de la discreción de los demás para garantizar que el material confidencial permanezca dentro de la empresa ya que elimina la posibilidad de que los usuarios reenvíen, copien o impriman información confidencial.

Proteger archivos importantes desde Office - Parte II (IRM)

En aplicaciones cómo Word, Excel y PowerPoint puedes usar la administración de derechos para restringir el acceso a los documentos a los usuarios de Office 365 de tu organización.

Estas son algunas de las opciones disponibles de protección para los documentos:

  • Evitar la posibilidad de que los usuarios puedan imprimir, hacer una captura de pantalla, copiar o modificar un documento, libro o presentación
  • Evitar que personas externas a la empresa puedan abrir el documento, libro o presentación, aunque lo tengan físicamente.
  • Establecer una fecha de caducidad para los permisos. Tras vencer la fecha, los usuarios ya no podrán obtener acceso al documento, libro o presentación
  • Establecer una configuración predeterminada para los documentos con permiso restringido.
  • Permitir a los usuarios con permiso asignado que soliciten opciones de permisos adicionales.
  • Requerir a los usuarios que se autentifiquen para acceder al documento.

En el próximo artículo de IRM os hablaremos sobre cómo proteger correos electrónicos enviados a usuarios de nuestra organización.

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Microsoft ofrece gratis la edición completa de Office para Ipad a los usuarios de Office 365

Microsoft lanza Office para Ipad

Si eres un usuario de iPad que ya tiene una suscripción de Office 365 personal o en su empresa, estás de suerte !

Como sabréis, Microsoft presentó Office para iPad el pasado jueves y los productos de la suite ofimática de Microsoft Word, Excel y Power Point, están ya disponibles en la App Store de Apple.

Las aplicaciones son gratuitas para los usuarios que solo quieren leer documentos o visualizar presentaciones, pero para los usuarios que necesiten crear, editar o realizar funciones más avanzadas, necesitan una suscripción a Office 365 según el tipo de usuario (Hogar, estudiante o empresa).

Microsoft lanza Office para Ipad

Microsoft ha anunciado también la integración de Office para iPad con OneDrive, lo que permite acceder a los ficheros de forma muy sencilla y almacenar los cambios en la nube para que sean accesibles en cualquier momento y desde cualquier equipo.

Hasta el momento la suite de office ha estado disponible con funciones limitadas para teléfonos iOS (Iphone) y Android.  Aunque de momento no hay nada oficial, es muy probable que la compañía esté trabajando en el lanzamiento de una versión destinada a tabletas de Android.

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Cómo evitar fugas de información sensible con la ayuda de Office 365 – Parte I (IRM)

Cómo evitar fugas de información sensible con la ayuda de Office 365 - Parte I (IRM)

La fuga de datos se produce cuando la información confidencial o sensible de una empresa sale de la misma a través de los empleados (de manera deliberada o por accidente).

La información (archivos y correos) es uno de los activos de mayor valor para las empresas y la protección de ésta es una de sus mayores preocupaciones. Por este motivo Microsoft ha incorporado a Office 365 Information Rights Management (IRM)

¿Qué es IRM?

IRM es una herramienta que encripta y protege la información sensible de accesos no autorizados. IRM ayuda a tu empresa a controlar quién puede acceder, reenviar, imprimir o copiar información confidencial a través de Exchange Online (correo), desde SharePoint Online (documentos) o simplemente desde otras aplicaciones Office.

Estas son algunas de las opciones de protección de acceso a la información :

  • Protección frente a lectura, copia y modificación
  • Protección frente a la realización de capturas de pantalla
  • Protección frente a la impresión de documentos
  • Protección frente a la descarga de archivos
  • Protección de correos electrónicos sensibles
  • Registro de acceso a la información

¿Cómo IRM en Office 365 ?

Cómo evitar fugas de información sensible con la ayuda de Office 365 - Parte I (IRM)IRM está disponible dentro del plan E3 de Office 365 y como suscripción opcional para el resto de planes.  A grandes rasgos podemos decir que la integración en Office 365 protege tu información confidencial, garantiza una protección continua y mejora la administración y el control de tu información

Estos puntos que enumeramos a continuación son las funcionalidades que IRM nos permite hacer de manera integrada con los productos de Office 365. En los próximos post hablaremos en profundidad sobre cada uno de ellos:

1- Proteger archivos importantes desde Office

Se permite a los usuarios autorizados a restringir el acceso a sus archivos más importantes a través de Word, Excel y PowerPoint. Por ejemplo:

  • Evitar que personas externas a la empresa puedan abrir el documento, aunque lo tengan físicamente.
  • Evitar la posibilidad de que empleados de nuestra organización puedan imprimir, hacer una captura de pantalla de un documento, copiar o modificarlo.
  • Establecer fechas de caducidad para un documento, a partir del cual, nadie podrá volverlo a usar.

2- Proteger correos electrónicos enviados a usuarios de nuestra organización

Los administradores pueden proteger la salida de información a través del correo electrónico, evitando que el contenido se filtre fuera de los límites de la organización.  Por ejemplo:

  • Evitar que un destinatario pueda realizar alguna de estas funciones: reenviar, copiar, modificar, imprimir, enviar por fax , imprimir pantalla o cortar y pegar el contenido de un correo electrónico.
  • Crear reglas de protección y cifrado automáticas para emails que cumplen ciertas condiciones de negocio (enviados por alguien determinado, a alguien determinado, con textos determinados, etc, etc).

3- Enviar correos seguros a usuarios externos de nuestra organización

Gracias a IRM, tienes la posibilidad de enviar correos electrónicos a usuarios externos a tu compañía, encriptando los datos y asegurando que solo puede ser leída por la persona destinataria.

4- Proteger documentos almacenados en SharePoint

IRM se puede configurar para proteger automáticamente los archivos almacenados en determinadas bibliotecas de SharePoint. Cuando se habilita, los archivos se cifran de manera que sólo las personas autorizadas puedan verlos o realizar con ellos las acciones previamente definidas. Por ejemplo:

  • Evitar que personas externas a la empresa puedan abrir el documento, aunque lo tengan físicamente.
  • Evitar la posibilidad de que empleados de nuestra organización puedan imprimir, hacer una captura de pantalla de un documento, copiar o modificarlo.
  • Limitar el tipo de archivos que se pueden cargar en la librería

Como conclusión, IRM permite tener un mayor control sobre la información, lo que deriva en una protección de la misma de manera que ayuda a prevenir las fugas de conocimiento. Es por ello que es muy recomendable su utilización en empresas que invierten en innovación y/o tienen la necesidad de proteger sus archivos y correos electrónicos más sensibles.

Si tienes una suscripción E3, requerirás de un especialista que te ayude a implementarlo pero una vez en marcha, podrás sacarle partido de una manera muy sencilla con la ayuda de los próximos post.

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Power BI: Consulta y transforma tus datos con Power Query

Power Query

Power BI es la herramienta de Business Inteligence (BI) que incorpora la suite de productividad Office 365 y que nos permite automatizar los procesos de generación de información analítica.

Power BI Incluye una colección de funcionalidades que te permiten visualizar datos, compartir descubrimiento y participar en formas nuevas e intuitivas de colaboración: Power Query, Power Map, Power Pivot y Power View.

Este post es el primero de una serie de artículos en los que hablaremos de cada uno de los complementos de Power BI.

Power Query

Es uno de los complementos de Excel proporcionados como parte de la herramienta Power BI, se trata de una herramienta ETL (siglas en inglés de Extraer, Transformar y Cargar) integrada en Excel para buscar, transformar y combinar datos de una amplia variedad  de fuentes (tanto de empresa, como de fuentes de datos públicos en línea) y con una interfaz intuitiva  e interactiva.

Power Query

Con Power Query podrás:

  • Buscar y conectar los datos a través de una amplia variedad de fuentes.
  • Realizar búsquedas Online de una gran colección de fuentes de datos públicas, incluyendo tablas de Wikipedia, un subconjunto de Windows Azure Marketplace, y un subconjunto de Data.gov
  • Combinar datos de varias fuentes y ordenarlos para un análisis más profundo con herramientas como Power Pivot, o para su visualización con herramientas como Power View y Power Map.
  • Junto con la funcionalidad Power View, podrás compartir y gestionar las consultas creadas, así como datos de búsqueda dentro de tu organización.

Orígenes de datos de Power Query

La funcionalidad te permite introducir datos a Excel desde prácticamente cualquier tipo de fuentes de datos que se enumeran a continuación:

  • Desde la web
  • Desde un archivo – Excel, CSV, XML, texto o una carpeta que contenga archivos con metadatos y enlaces
  • A partir de una base de datos – SQL Server, SQL Azure, Access, Oracle, IBM DB2, MySQL, PostgreSQL, Sybase y Teradata
  • De otras fuentes de datos – Lista de SharePoint, fuente de OData, Windows Azure Marketplace, Hadoop Distributed File System – HDFS, almacenamiento de Windows Azure Blob, almacenamiento Tabla Windows Azure, Active Directory, Exchange y Facebook.

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Saca provecho de SkyDrive Pro y SharePoint Online

 

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Office 365 incluye servicios que te permiten compartir ideas y documentos, así como colaborar con usuarios de dentro y fuera de la organización: SkyDrive Pro y Sitios de SharePoint Online.

Trabajando con ellos podrás:

  • Compartir ideas publicando en un suministro de noticias
  • Seguir a personas, documentos y etiquetas para estar informado acerca de las actividades y actualizaciones
  • Crear sitios de grupos y bibliotecas de documentos para tener los documentos organizados
  • Controlar qué personas pueden ver los documentos, ya sean de dentro o fuera de la organización
  • Usar un buzón de sitio para almacenar y compartir correo electrónico para un grupo o proyecto
  • Colaborar en documentos de Office, como Word, Excel y PowerPoint
  • Crear listas, calendarios y plantillas para que todo el equipo pueda usarlos
  • Sincronizar una biblioteca de documentos con una carpeta del PC para poder acceder fácilmente a los archivos

Para probarlos, inicia sesión en Office 365 y luego, en la parte superior de la página, haz clic en SkyDrive o Sitios.

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Compartir documentos en SkyDrive Pro

SkyDrive Pro es tu biblioteca profesional, que se proporciona a través de la suscripción de tu empresa a SharePoint Online con Office 365. Puedes usar SkyDrive Pro para organizar y almacenar documentos de trabajo, compartir archivos fácilmente y colaborar en los documentos con compañeros de tu empresa.

También puedes enviar opcionalmente un correo para informar a las personas con las que compartes el documento o la carpeta y consultar las personas con las que se comparten los documentos.

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Si todavía no conoces Office 365 te invito a que lo hagas y disfrutes ya de las innumerables ventajas de trabajar con las herramientas de productividad.

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