Power BI es la herramienta de Business Inteligence (BI) que incorpora la suite de productividad Office 365 y que nos permite automatizar los procesos de generación de información analítica.

Power BI Incluye una colección de funcionalidades que te permiten visualizar y generar información a partir de los datos, compartir los descubrimientos y participar en nuevas formas de colaboración con Power Query, Power Map, Power Pivot y Power View.

Con este post continuamos detallando cada uno de los complementos de la herramienta de Business inteligence, en este caso os hablaremos de Power Map.

Power Map, es un complemento para Excel que te permite visualizar y analizar datos geográficos y temporales en 3D, y crear «Tours» interactivos .

Con power Map puedes:

• Analizar información geolocalizada: A partir de tus datos puedes generar espectaculares mapas geográficos 3D de manera muy sencilla.
• Hacer presentaciones interactivas de tus datos, capturando escenas (tablas y gráficos)  y construyendo «tours» o recorridos visuales con los que podrás ver la evolución de tu información geoposicionada en una línea de tiempo y compartirla con los demás.

Vamos a poner un ejemplo: Imaginemos que tenemos tablas con datos de clientes de diferentes países y queremos saber de una vistazo dónde se consume nuestro producto en mayor medida. Con Power Map podremos integrar rápidamente esos datos en una mapa del mundo y elegir qué tipo de gráfico queremos mostrar (columnas, mapas de calor y burbujas).

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Protege correos electrónicos enviados a usuarios de nuestra organización.

Tal y como os explicábamos hace unos días, IRM es una herramienta que encripta y protege la información sensible de accesos no autorizados.

En este tercer capítulo analizaremos cómo puedes proteger los correos electrónicos enviados a usuarios de tu organización.

Los empleados utilizan el correo electrónico para intercambiar información confidencial como informes y datos financieros, contratos legales, información confidencial de productos o datos sobre clientes y empleados. Como resultado, los buzones se convierten en repositorios de información confidencial y las fugas pueden convertirse en una seria amenaza para tu organización.

Los administradores de tu empresa pueden proteger en Exchange Online la salida de información a través del correo electrónico (incluidos los datos adjuntos), evitando que el contenido se filtre fuera de los límites de la organización.

Por ejemplo:

• Evitar que un destinatario pueda realizar alguna de estas funciones: acceder, reenviar, copiar, modificar, imprimir, enviar por fax , imprimir pantalla o cortar y pegar el contenido de un correo electrónico.
• Crear reglas de protección y cifrado automáticas para emails que cumplen ciertas condiciones de negocio (enviados por alguien determinado, a alguien determinado, con textos determinados, etc, etc).

Una vez activado el sistema

Las opciones que los usuarios tendrán disponibles para encriptar un correo son:

• Acceso sin restricciones (por defecto): Correo sin encriptar.
• No reenviar: Los destinatarios pueden leer este mensaje, pero no pueden reenviar, imprimir ni copiar el contenido. El propietario de la conversación tiene permiso pleno para su mensaje y todas las respuestas del mismo.
• Confidencial: El contenido es información registrada destinada solo a usuarios internos. Se puede modificar pero no se puede copiar e imprimir.
• Confidencial, ver únicamente: El contenido es información registrada destinada solo a usuarios internos. No se puede modificar.

¿Y qué sucede en el receptor?

Cuando los empleados envían un mensaje encriptado (o sea, protegido con IRM), los datos adjuntos reciben la misma protección que el mensaje (Word, Excel, PowerPoint, así como a los archivos con formato .xps).

Cuando el receptor abre el correo con permisos, le mostrará un mensaje en la cabecera del mensaje indicando el tipo de restricciones del mensaje.

En esta imagen puedes intuir que hay un mensaje en la cabecera del email, pero como una de las restricciones de IRM es precisamente la captura de pantallas, os enseño una foto hecha con móvil. Sí, ya se, no lo podéis leer, pero de eso se trata 

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*Artículo actualizado en noviembre del 2024.

En los 10 años desde la primera publicación de este artículo, las herramientas que usamos todos los días de Office 365, ahora Microsoft 365, como Word, Excel, Power Point, OneNote y Outlook, entre otras, han evolucionado para ayudar a los equipos de trabajo a ser más productivos. Este último año más que nunca, con la incorporación de la IA generativa en Office 365 con Microsoft 365 Copilot. Por eso, actualizamos este artículo con las preguntas más frecuentes sobre cómo aprovechar al máximo la inteligencia artificial en las herramientas de trabajo cotidianas.

La inteligencia artificial se ha integrado con naturalidad en nuestras vidas. A nadie le parece ya extraño interactuar con un asistente virtual para que le recuerde una cita o desbloquear el móvil con nuestros rasgos faciales.

En el ámbito del trabajo este cambio es un poco más reciente. El lanzamiento de Copilot en las aplicaciones de Microsoft 365 (antes Office 365) ha permitido ver el poder de la IA en acción en casi todas nuestras tareas diarias, desde redactar un correo en Outlook, crear presentaciones desde cero en Power Point, hasta resumir reuniones virtuales de Teams.

Si bien son muchas las organizaciones que ya lo están implementando y viendo sus resultados, algunas aún tienen dudas sobre cómo sus equipos pueden aprovechar la IA. Por eso, hemos recopilado las preguntas más comunes que nuestros clientes nos plantean antes de incorporar Copilot en Microsoft 365.

¿Qué diferencia hay entre Copilot en Microsoft 365 y ChatGPT?

Aunque Copilot para M365 y ChatGPT son herramientas de inteligencia artificial generativa, tienen enfoques distintos.

Mientras que ChatGPT es gran herramienta para mantener conversaciones, crear contenido y resolver dudas sobre distintos temas, Copilot en Microsoft 365 está diseñado específicamente para integrarse en las aplicaciones de trabajo dentro del ecosistema de Microsoft, ayudando a las personas en sus tareas diarias de oficina consultando información específica de la organización.

¿Con qué aplicaciones de Office 365 funciona Copilot?

Copilot funciona con las principales aplicaciones de Microsoft 365, incluyendo Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams, entre otras.

• Word: Ayuda a redactar documentos y generar contenido de manera más rápida.
• Excel: Facilita el análisis de datos y la creación de informes complejos.
• Power Point: Permite crear presentaciones a partir de simples indicaciones, generando diapositivas y sugerencias de diseño automáticamente.
• Teams: Ayuda a resumir reuniones y proporciona seguimientos claros para los equipos.

¿Qué puede hacer Copilot en Outlook?

Outlook es una de las aplicaciones de Microsoft 365 donde los usuarios pueden encontrar un gran valor a Copilot. Entre sus principales ventajas, las que más resaltan son:

• Redactar correos electrónicos a partir de instrucciones breves.
• Obtener sugerencias de respuestas basadas en el contexto de la conversación.
• Organizar correos prioritarios, permitiendo centrarse en los temas más importantes.

Además, Copilot puede resumir hilos largos de correos, extraer puntos clave y ayudarte a programar reuniones dentro de la misma aplicación.

¿Copilot en Office 365 es seguro?

Copilot hereda todas las políticas de seguridad y cumplimiento que ya están establecidas en tu organización. Esto significa que los usuarios sólo podrán acceder a la información a la que ya tenían acceso antes de implementar Copilot.

Lo que sí hace Copilot es sacar a la luz políticas de seguridad y accesos mal configuradas que no se habían tenido en cuenta hasta el momento.

Por ejemplo, si una persona del equipo de Marketing accede a través de Copilot a información confidencial, como la nómina de un compañero, significa que siempre ha tenido ese acceso, pero no sabía cómo buscarlo.

Para evitar este tipo de situaciones, en Softeng recomendamos primero limpiar, ordenar y proteger correctamente la información en Microsoft 365 para que Copilot se convierta en un aliado y no en un riesgo.

¿Cómo activar Copilot Microsoft 365?

Para agregar Microsoft 365 lo más recomendable es hacerlo acompañado de un partner de Microsoft que no solo proporcione las licencias necesarias, sino que también facilita la configuración y capacitación, asegurando una implementación eficiente y personalizada según las necesidades específicas de la empresa.

En Softeng, además, sugerimos hacer una prueba piloto de Copilot para Microsoft 365 con un grupo reducido de personas dentro de la organización antes de desplegarlo por completo. Esto permitirá evaluar el impacto en la productividad de los equipos de trabajo e identificar qué ventajas específicas puede ofrecerle al resto de la organización.

Si estás interesado en adoptar la IA en tu organización, Copilot es el punto de partida más rápido y eficiente.

¿Hablamos?

Si eres un usuario de iPad que ya tiene una suscripción de Office 365 ahora ya puedes trabajar con tus aplicaciones de Office desde tu dispositivo de Apple.

La versión de Word para iPad es compatible con todos los archivos que pueden abrirse en la versión de Windows y adaptada a la pantalla de tu iPad.

En el caso de la versión de Excel llega con una interfaz preparada para iPad permitiendo visualizar y editar la información de una manera mucho más clara.  Finalmente, PowerPoint permite crear y editar presentaciones e incluso crear énfasis simulando un puntero láser o recalcando cosas al tocar en la pantalla del iPad.

No obstante, para que puedas trabajar con tus nuevas aplicaciones deberás tener una suscripción de Office 365 que incluya Office tal y como te explicamos a continuación:

Para cada aplicación, simplemente abre un documento y clica en el Activar que aparece en la barra superior de color amarillo y seguidamente entra tus credenciales de acceso a Office 365:

Después de activar tendrás acceso a todas las características completas de la suite tales como visualizar, imprimir, crear y editar documentos.

Si no pudieras activar las aplicaciones, es posible que tu suscripción no incluya Office.

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Ya están disponibles las nuevas capacidades de Office 365 en cuanto a su sistema de «prevención de pérdida de datos» (DLP).

Esta funcionalidad , integrada en Exchange Online,  permite a las empresas aplicar directivas a los contenidos de los mensajes para detener filtraciones accidentales o malintencionadas de información tales como, datos financieros, propiedad intelectual , clientes o secretos comerciales.

Las novedades de las que os vamos a hablar son: «Huellas digitales de documentos» y «Sugerencias de directivas en Outlook Web».

Huellas digitales en documentos

Esta nueva característica permite a los clientes definir patrones de información como plantilla y prevenir que documentos sensibles que encajen con dichos patrones, se envíen a través del correo electrónico.

De la misma forma que una huella dactilar contiene patrones únicos, los documentos contienen patrones de formato o palabras únicas que los diferencian del resto. Por ejemplo, una empresa que utiliza con frecuencia formularios que contienen un formato o unas palabras únicas, puede crear una huella digital en el documento para identificar cuando los usuarios están enviando ese documento y aplicar las directivas de DLP para controlar la difusión este.

Se crea una plantilla basada en el tipo de documento que se utiliza para detectar documentos que cumplen los mismos patrones

Las huellas digitales pueden crearse para un documento completo o para una parte del contenido.

Sugerencias de directivas de DLP en Outlook Web App

Esta funcionalidad está diseñada para notificar a los usuarios de tu empresa que están enviando información sensible a través del correo electrónico .

A través de las sugerencias de directivas, los administradores de tu empresa pueden crear notas breves que se mostraran en el momento que el remitente del mensaje pueda estar infringiendo una de las políticas y antes de que éste pueda ser enviado.

Además, desde ahora, dichas sugerencias están también disponibles desde Outlook Web App (OWA) y desde tus dispositivos.

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*Artículo actualizado en febrero 2025.

En 2024, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha impuesto 242 multas por un total de más de 27 millones de euros, lo que demuestra la creciente vigilancia y exigencia en la protección de la información sensible.

Por ello, las empresas tienen como prioridad proteger sus datos para asegurar el cumplimiento normativo como el GDPR y la NIS2, y así evitar multas que pueden paralizar la continuidad de negocio.

En este contexto, Microsoft ha evolucionado sus herramientas de protección de información, pasando de Information Rights Management (IRM) a soluciones más integradas y avanzadas como Microsoft Purview Information Protection.

En este artículo, exploraremos esta evolución y cómo las empresas pueden fortalecer su seguridad de datos con las últimas capacidades de Microsoft Purview.

La necesidad de una estrategia de protección de datos

Las empresas modernas enfrentan desafíos significativos en la gestión y protección de datos:

• • Fugas de datos accidentales o malintencionadas.
  • Cumplimiento de normativas como GDPR, ISO 27001 y NIS2.
  • Aumento de los ciberataques dirigidos, como el ransomware, que cifran datos sensibles y paralizan la operativa.
  • Colaboración segura con terceros y proveedores.
  • Protección de datos en entornos multicloud y dispositivos móviles.

Sin una estrategia sólida, las organizaciones se arriesgan a vulnerabilidades que pueden comprometer información confidencial y la integridad empresarial.

La evolución de IRM a Microsoft Purview

IRM fue durante años la solución de Microsoft para la protección de documentos en Microsoft 365. Sin embargo, presentaba limitaciones en administración, compatibilidad y capacidades avanzadas.

Reconociendo estas necesidades, Microsoft introdujo Microsoft Purview Information Protection, una solución basada en la nube que ofrece mayor integración, automatización y control.

Diferencias Clave entre IRM y Microsoft Purview Information Protection

• Infraestructura: IRM requería servidores locales, mientras que Purview funciona 100 % en la nube de Azure, reduciendo costes y complejidad.
• Autenticación: IRM usaba métodos locales; Purview emplea Microsoft Entra ID (Azure AD), asegurando acceso seguro en entornos híbridos y multinube.
• Protección de datos: IRM ofrecía encriptación básica; Purview añade etiquetado automático, control de acceso en tiempo real y protección en tránsito.
• Integración: IRM solo funcionaba en Office 365; Purview extiende su seguridad a SharePoint, Teams, Power BI y aplicaciones SaaS externas.
• Automatización e IA: IRM requería configuraciones manuales; Purview usa inteligencia artificial para detectar y proteger datos sensibles automáticamente.

Conclusión: Microsoft Purview Information Protection no solo sustituye a IRM, sino que mejora la seguridad, automatización y facilidad de gestión en toda la empresa.

Estrategias clave para la protección de la información

Para garantizar la seguridad de los datos en la empresa, es esencial implementar un enfoque integral que abarque las siguientes áreas:

Clasificación y etiquetado de datos

Es fundamental identificar qué información es más sensible y aplicar políticas de clasificación. Etiquetas de seguridad pueden ayudar a definir niveles de protección para documentos, correos electrónicos y archivos compartidos.

Control de acceso basado en identidad

El principio de mínimo privilegio es clave: cada usuario solo debe acceder a la información que realmente necesita. Soluciones como Microsoft Entra ID (antes Azure AD) permiten aplicar autenticación multifactor y restricciones de acceso por dispositivo o ubicación.

Protección de datos en reposo y en tránsito

Los datos deben estar cifrados tanto cuando están almacenados como cuando se comparten. Microsoft Purview Information Protection ofrece etiquetado automático y reglas de protección que aplican cifrado dinámico según la sensibilidad de la información.

Detección de amenazas y respuesta automatizada

El uso de inteligencia artificial y machine learning permite identificar patrones de acceso sospechosos o intentos de fuga de información.

¿Está tu empresa preparada para la nueva era de la protección de datos? Hablemos.

Si eres un usuario de iPad que ya tiene una suscripción de Office 365 personal o en su empresa, estás de suerte !

Como sabréis, Microsoft presentó Office para iPad el pasado jueves y los productos de la suite ofimática de Microsoft Word, Excel y Power Point, están ya disponibles en la App Store de Apple.

Las aplicaciones son gratuitas para los usuarios que solo quieren leer documentos o visualizar presentaciones, pero para los usuarios que necesiten crear, editar o realizar funciones más avanzadas, necesitan una suscripción a Office 365 según el tipo de usuario (Hogar, estudiante o empresa).

Microsoft ha anunciado también la integración de Office para iPad con OneDrive, lo que permite acceder a los ficheros de forma muy sencilla y almacenar los cambios en la nube para que sean accesibles en cualquier momento y desde cualquier equipo.

Hasta el momento la suite de office ha estado disponible con funciones limitadas para teléfonos iOS (Iphone) y Android.  Aunque de momento no hay nada oficial, es muy probable que la compañía esté trabajando en el lanzamiento de una versión destinada a tabletas de Android.

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La fuga de datos se produce cuando la información confidencial o sensible de una empresa sale de la misma a través de los empleados (de manera deliberada o por accidente).

La información (archivos y correos) es uno de los activos de mayor valor para las empresas y la protección de ésta es una de sus mayores preocupaciones. Por este motivo Microsoft ha incorporado a Office 365 Information Rights Management (IRM)

¿Qué es IRM?

IRM es una herramienta que encripta y protege la información sensible de accesos no autorizados. IRM ayuda a tu empresa a controlar quién puede acceder, reenviar, imprimir o copiar información confidencial a través de Exchange Online (correo), desde SharePoint Online (documentos) o simplemente desde otras aplicaciones Office.

Estas son algunas de las opciones de protección de acceso a la información :

• Protección frente a lectura, copia y modificación
• Protección frente a la realización de capturas de pantalla
• Protección frente a la impresión de documentos
• Protección frente a la descarga de archivos
• Protección de correos electrónicos sensibles
• Registro de acceso a la información

¿Cómo IRM en Office 365 ?

IRM está disponible dentro del plan E3 de Office 365 y como suscripción opcional para el resto de planes.  A grandes rasgos podemos decir que la integración en Office 365 protege tu información confidencial, garantiza una protección continua y mejora la administración y el control de tu información

Estos puntos que enumeramos a continuación son las funcionalidades que IRM nos permite hacer de manera integrada con los productos de Office 365. En los próximos post hablaremos en profundidad sobre cada uno de ellos:

1- Proteger archivos importantes desde Office

Se permite a los usuarios autorizados a restringir el acceso a sus archivos más importantes a través de Word, Excel y PowerPoint. Por ejemplo:

• Evitar que personas externas a la empresa puedan abrir el documento, aunque lo tengan físicamente.
• Evitar la posibilidad de que empleados de nuestra organización puedan imprimir, hacer una captura de pantalla de un documento, copiar o modificarlo.
• Establecer fechas de caducidad para un documento, a partir del cual, nadie podrá volverlo a usar.

2- Proteger correos electrónicos enviados a usuarios de nuestra organización

Los administradores pueden proteger la salida de información a través del correo electrónico, evitando que el contenido se filtre fuera de los límites de la organización.  Por ejemplo:

• Evitar que un destinatario pueda realizar alguna de estas funciones: reenviar, copiar, modificar, imprimir, enviar por fax , imprimir pantalla o cortar y pegar el contenido de un correo electrónico.
• Crear reglas de protección y cifrado automáticas para emails que cumplen ciertas condiciones de negocio (enviados por alguien determinado, a alguien determinado, con textos determinados, etc, etc).

3- Enviar correos seguros a usuarios externos de nuestra organización

Gracias a IRM, tienes la posibilidad de enviar correos electrónicos a usuarios externos a tu compañía, encriptando los datos y asegurando que solo puede ser leída por la persona destinataria.

4- Proteger documentos almacenados en SharePoint

IRM se puede configurar para proteger automáticamente los archivos almacenados en determinadas bibliotecas de SharePoint. Cuando se habilita, los archivos se cifran de manera que sólo las personas autorizadas puedan verlos o realizar con ellos las acciones previamente definidas. Por ejemplo:

• Evitar que personas externas a la empresa puedan abrir el documento, aunque lo tengan físicamente.
• Evitar la posibilidad de que empleados de nuestra organización puedan imprimir, hacer una captura de pantalla de un documento, copiar o modificarlo.
• Limitar el tipo de archivos que se pueden cargar en la librería

Como conclusión, IRM permite tener un mayor control sobre la información, lo que deriva en una protección de la misma de manera que ayuda a prevenir las fugas de conocimiento. Es por ello que es muy recomendable su utilización en empresas que invierten en innovación y/o tienen la necesidad de proteger sus archivos y correos electrónicos más sensibles.

Si tienes una suscripción E3, requerirás de un especialista que te ayude a implementarlo pero una vez en marcha, podrás sacarle partido de una manera muy sencilla con la ayuda de los próximos post.

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Power BI es la herramienta de Business Inteligence (BI) que incorpora la suite de productividad Office 365 y que nos permite automatizar los procesos de generación de información analítica.

Power BI Incluye una colección de funcionalidades que te permiten visualizar datos, compartir descubrimiento y participar en formas nuevas e intuitivas de colaboración: Power Query, Power Map, Power Pivot y Power View.

Este post es el primero de una serie de artículos en los que hablaremos de cada uno de los complementos de Power BI.

Power Query

Es uno de los complementos de Excel proporcionados como parte de la herramienta Power BI, se trata de una herramienta ETL (siglas en inglés de Extraer, Transformar y Cargar) integrada en Excel para buscar, transformar y combinar datos de una amplia variedad  de fuentes (tanto de empresa, como de fuentes de datos públicos en línea) y con una interfaz intuitiva  e interactiva.

Con Power Query podrás:

• Buscar y conectar los datos a través de una amplia variedad de fuentes.
• Realizar búsquedas Online de una gran colección de fuentes de datos públicas, incluyendo tablas de Wikipedia, un subconjunto de Windows Azure Marketplace, y un subconjunto de Data.gov
• Combinar datos de varias fuentes y ordenarlos para un análisis más profundo con herramientas como Power Pivot, o para su visualización con herramientas como Power View y Power Map.
• Junto con la funcionalidad Power View, podrás compartir y gestionar las consultas creadas, así como datos de búsqueda dentro de tu organización.

Orígenes de datos de Power Query

La funcionalidad te permite introducir datos a Excel desde prácticamente cualquier tipo de fuentes de datos que se enumeran a continuación:

• Desde la web
• Desde un archivo – Excel, CSV, XML, texto o una carpeta que contenga archivos con metadatos y enlaces
• A partir de una base de datos – SQL Server, SQL Azure, Access, Oracle, IBM DB2, MySQL, PostgreSQL, Sybase y Teradata
• De otras fuentes de datos – Lista de SharePoint, fuente de OData, Windows Azure Marketplace, Hadoop Distributed File System – HDFS, almacenamiento de Windows Azure Blob, almacenamiento Tabla Windows Azure, Active Directory, Exchange y Facebook.

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Office 365 incluye servicios que te permiten compartir ideas y documentos, así como colaborar con usuarios de dentro y fuera de la organización: SkyDrive Pro y Sitios de SharePoint Online.

Trabajando con ellos podrás:

• Compartir ideas publicando en un suministro de noticias
• Seguir a personas, documentos y etiquetas para estar informado acerca de las actividades y actualizaciones
• Crear sitios de grupos y bibliotecas de documentos para tener los documentos organizados
• Controlar qué personas pueden ver los documentos, ya sean de dentro o fuera de la organización
• Usar un buzón de sitio para almacenar y compartir correo electrónico para un grupo o proyecto
• Colaborar en documentos de Office, como Word, Excel y PowerPoint
• Crear listas, calendarios y plantillas para que todo el equipo pueda usarlos
• Sincronizar una biblioteca de documentos con una carpeta del PC para poder acceder fácilmente a los archivos

Para probarlos, inicia sesión en Office 365 y luego, en la parte superior de la página, haz clic en SkyDrive o Sitios.

Compartir documentos en SkyDrive Pro

SkyDrive Pro es tu biblioteca profesional, que se proporciona a través de la suscripción de tu empresa a SharePoint Online con Office 365. Puedes usar SkyDrive Pro para organizar y almacenar documentos de trabajo, compartir archivos fácilmente y colaborar en los documentos con compañeros de tu empresa.

También puedes enviar opcionalmente un correo para informar a las personas con las que compartes el documento o la carpeta y consultar las personas con las que se comparten los documentos.

Si todavía no conoces Office 365 te invito a que lo hagas y disfrutes ya de las innumerables ventajas de trabajar con las herramientas de productividad.

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