Si eres un usuario de iPad que ya tiene una suscripción de Office 365 ahora ya puedes trabajar con tus aplicaciones de Office desde tu dispositivo de Apple.

La versión de Word para iPad es compatible con todos los archivos que pueden abrirse en la versión de Windows y adaptada a la pantalla de tu iPad.

En el caso de la versión de Excel llega con una interfaz preparada para iPad permitiendo visualizar y editar la información de una manera mucho más clara.  Finalmente, PowerPoint permite crear y editar presentaciones e incluso crear énfasis simulando un puntero láser o recalcando cosas al tocar en la pantalla del iPad.

No obstante, para que puedas trabajar con tus nuevas aplicaciones deberás tener una suscripción de Office 365 que incluya Office tal y como te explicamos a continuación:

Para cada aplicación, simplemente abre un documento y clica en el Activar que aparece en la barra superior de color amarillo y seguidamente entra tus credenciales de acceso a Office 365:

Después de activar tendrás acceso a todas las características completas de la suite tales como visualizar, imprimir, crear y editar documentos.

Si no pudieras activar las aplicaciones, es posible que tu suscripción no incluya Office.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

Ya están disponibles las nuevas capacidades de Office 365 en cuanto a su sistema de «prevención de pérdida de datos» (DLP).

Esta funcionalidad , integrada en Exchange Online,  permite a las empresas aplicar directivas a los contenidos de los mensajes para detener filtraciones accidentales o malintencionadas de información tales como, datos financieros, propiedad intelectual , clientes o secretos comerciales.

Las novedades de las que os vamos a hablar son: «Huellas digitales de documentos» y «Sugerencias de directivas en Outlook Web».

Huellas digitales en documentos

Esta nueva característica permite a los clientes definir patrones de información como plantilla y prevenir que documentos sensibles que encajen con dichos patrones, se envíen a través del correo electrónico.

De la misma forma que una huella dactilar contiene patrones únicos, los documentos contienen patrones de formato o palabras únicas que los diferencian del resto. Por ejemplo, una empresa que utiliza con frecuencia formularios que contienen un formato o unas palabras únicas, puede crear una huella digital en el documento para identificar cuando los usuarios están enviando ese documento y aplicar las directivas de DLP para controlar la difusión este.

Se crea una plantilla basada en el tipo de documento que se utiliza para detectar documentos que cumplen los mismos patrones

Las huellas digitales pueden crearse para un documento completo o para una parte del contenido.

Sugerencias de directivas de DLP en Outlook Web App

Esta funcionalidad está diseñada para notificar a los usuarios de tu empresa que están enviando información sensible a través del correo electrónico .

A través de las sugerencias de directivas, los administradores de tu empresa pueden crear notas breves que se mostraran en el momento que el remitente del mensaje pueda estar infringiendo una de las políticas y antes de que éste pueda ser enviado.

Además, desde ahora, dichas sugerencias están también disponibles desde Outlook Web App (OWA) y desde tus dispositivos.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

Si eres un usuario de iPad que ya tiene una suscripción de Office 365 personal o en su empresa, estás de suerte !

Como sabréis, Microsoft presentó Office para iPad el pasado jueves y los productos de la suite ofimática de Microsoft Word, Excel y Power Point, están ya disponibles en la App Store de Apple.

Las aplicaciones son gratuitas para los usuarios que solo quieren leer documentos o visualizar presentaciones, pero para los usuarios que necesiten crear, editar o realizar funciones más avanzadas, necesitan una suscripción a Office 365 según el tipo de usuario (Hogar, estudiante o empresa).

Microsoft ha anunciado también la integración de Office para iPad con OneDrive, lo que permite acceder a los ficheros de forma muy sencilla y almacenar los cambios en la nube para que sean accesibles en cualquier momento y desde cualquier equipo.

Hasta el momento la suite de office ha estado disponible con funciones limitadas para teléfonos iOS (Iphone) y Android.  Aunque de momento no hay nada oficial, es muy probable que la compañía esté trabajando en el lanzamiento de una versión destinada a tabletas de Android.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

Protegiendo documentos sensibles desde Microsoft Office

Tal y como os explicábamos hace unos días, IRM es una herramienta que encripta y protege la información sensible de accesos no autorizados.

En el capítulo de hoy hablaremos sobre cómo IRM junto a Microsoft Office, ayuda a las empresas y a los usuarios de éstas, a satisfacer dos necesidades fundamentales:

• Restringir permisos para información confidencial: IRM ayuda a evitar el acceso no autorizado y el uso no permitido de la información confidencial.
• Integridad, control y privacidad de la información: Los empleados de una empresa suelen trabajar con información confidencial. Con el uso de IRM, los empleados no dependen de la discreción de los demás para garantizar que el material confidencial permanezca dentro de la empresa ya que elimina la posibilidad de que los usuarios reenvíen, copien o impriman información confidencial.

En aplicaciones cómo Word, Excel y PowerPoint puedes usar la administración de derechos para restringir el acceso a los documentos a los usuarios de Office 365 de tu organización.

Estas son algunas de las opciones disponibles de protección para los documentos:

• Evitar la posibilidad de que los usuarios puedan imprimir, hacer una captura de pantalla, copiar o modificar un documento, libro o presentación
• Evitar que personas externas a la empresa puedan abrir el documento, libro o presentación, aunque lo tengan físicamente.
• Establecer una fecha de caducidad para los permisos. Tras vencer la fecha, los usuarios ya no podrán obtener acceso al documento, libro o presentación
• Establecer una configuración predeterminada para los documentos con permiso restringido.
• Permitir a los usuarios con permiso asignado que soliciten opciones de permisos adicionales.
• Requerir a los usuarios que se autentifiquen para acceder al documento.

En el próximo artículo de IRM os hablaremos sobre cómo proteger correos electrónicos enviados a usuarios de nuestra organización.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

La fuga de datos se produce cuando la información confidencial o sensible de una empresa sale de la misma a través de los empleados (de manera deliberada o por accidente).

La información (archivos y correos) es uno de los activos de mayor valor para las empresas y la protección de ésta es una de sus mayores preocupaciones. Por este motivo Microsoft ha incorporado a Office 365 Information Rights Management (IRM)

¿Qué es IRM?

IRM es una herramienta que encripta y protege la información sensible de accesos no autorizados. IRM ayuda a tu empresa a controlar quién puede acceder, reenviar, imprimir o copiar información confidencial a través de Exchange Online (correo), desde SharePoint Online (documentos) o simplemente desde otras aplicaciones Office.

Estas son algunas de las opciones de protección de acceso a la información :

• Protección frente a lectura, copia y modificación
• Protección frente a la realización de capturas de pantalla
• Protección frente a la impresión de documentos
• Protección frente a la descarga de archivos
• Protección de correos electrónicos sensibles
• Registro de acceso a la información

¿Cómo IRM en Office 365 ?

IRM está disponible dentro del plan E3 de Office 365 y como suscripción opcional para el resto de planes.  A grandes rasgos podemos decir que la integración en Office 365 protege tu información confidencial, garantiza una protección continua y mejora la administración y el control de tu información

Estos puntos que enumeramos a continuación son las funcionalidades que IRM nos permite hacer de manera integrada con los productos de Office 365. En los próximos post hablaremos en profundidad sobre cada uno de ellos:

1- Proteger archivos importantes desde Office

Se permite a los usuarios autorizados a restringir el acceso a sus archivos más importantes a través de Word, Excel y PowerPoint. Por ejemplo:

• Evitar que personas externas a la empresa puedan abrir el documento, aunque lo tengan físicamente.
• Evitar la posibilidad de que empleados de nuestra organización puedan imprimir, hacer una captura de pantalla de un documento, copiar o modificarlo.
• Establecer fechas de caducidad para un documento, a partir del cual, nadie podrá volverlo a usar.

2- Proteger correos electrónicos enviados a usuarios de nuestra organización

Los administradores pueden proteger la salida de información a través del correo electrónico, evitando que el contenido se filtre fuera de los límites de la organización.  Por ejemplo:

• Evitar que un destinatario pueda realizar alguna de estas funciones: reenviar, copiar, modificar, imprimir, enviar por fax , imprimir pantalla o cortar y pegar el contenido de un correo electrónico.
• Crear reglas de protección y cifrado automáticas para emails que cumplen ciertas condiciones de negocio (enviados por alguien determinado, a alguien determinado, con textos determinados, etc, etc).

3- Enviar correos seguros a usuarios externos de nuestra organización

Gracias a IRM, tienes la posibilidad de enviar correos electrónicos a usuarios externos a tu compañía, encriptando los datos y asegurando que solo puede ser leída por la persona destinataria.

4- Proteger documentos almacenados en SharePoint

IRM se puede configurar para proteger automáticamente los archivos almacenados en determinadas bibliotecas de SharePoint. Cuando se habilita, los archivos se cifran de manera que sólo las personas autorizadas puedan verlos o realizar con ellos las acciones previamente definidas. Por ejemplo:

• Evitar que personas externas a la empresa puedan abrir el documento, aunque lo tengan físicamente.
• Evitar la posibilidad de que empleados de nuestra organización puedan imprimir, hacer una captura de pantalla de un documento, copiar o modificarlo.
• Limitar el tipo de archivos que se pueden cargar en la librería

Como conclusión, IRM permite tener un mayor control sobre la información, lo que deriva en una protección de la misma de manera que ayuda a prevenir las fugas de conocimiento. Es por ello que es muy recomendable su utilización en empresas que invierten en innovación y/o tienen la necesidad de proteger sus archivos y correos electrónicos más sensibles.

Si tienes una suscripción E3, requerirás de un especialista que te ayude a implementarlo pero una vez en marcha, podrás sacarle partido de una manera muy sencilla con la ayuda de los próximos post.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

Power BI es la herramienta de Business Inteligence (BI) que incorpora la suite de productividad Office 365 y que nos permite automatizar los procesos de generación de información analítica.

Power BI Incluye una colección de funcionalidades que te permiten visualizar datos, compartir descubrimiento y participar en formas nuevas e intuitivas de colaboración: Power Query, Power Map, Power Pivot y Power View.

Este post es el primero de una serie de artículos en los que hablaremos de cada uno de los complementos de Power BI.

Power Query

Es uno de los complementos de Excel proporcionados como parte de la herramienta Power BI, se trata de una herramienta ETL (siglas en inglés de Extraer, Transformar y Cargar) integrada en Excel para buscar, transformar y combinar datos de una amplia variedad  de fuentes (tanto de empresa, como de fuentes de datos públicos en línea) y con una interfaz intuitiva  e interactiva.

Con Power Query podrás:

• Buscar y conectar los datos a través de una amplia variedad de fuentes.
• Realizar búsquedas Online de una gran colección de fuentes de datos públicas, incluyendo tablas de Wikipedia, un subconjunto de Windows Azure Marketplace, y un subconjunto de Data.gov
• Combinar datos de varias fuentes y ordenarlos para un análisis más profundo con herramientas como Power Pivot, o para su visualización con herramientas como Power View y Power Map.
• Junto con la funcionalidad Power View, podrás compartir y gestionar las consultas creadas, así como datos de búsqueda dentro de tu organización.

Orígenes de datos de Power Query

La funcionalidad te permite introducir datos a Excel desde prácticamente cualquier tipo de fuentes de datos que se enumeran a continuación:

• Desde la web
• Desde un archivo – Excel, CSV, XML, texto o una carpeta que contenga archivos con metadatos y enlaces
• A partir de una base de datos – SQL Server, SQL Azure, Access, Oracle, IBM DB2, MySQL, PostgreSQL, Sybase y Teradata
• De otras fuentes de datos – Lista de SharePoint, fuente de OData, Windows Azure Marketplace, Hadoop Distributed File System – HDFS, almacenamiento de Windows Azure Blob, almacenamiento Tabla Windows Azure, Active Directory, Exchange y Facebook.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

Office 365 incluye servicios que te permiten compartir ideas y documentos, así como colaborar con usuarios de dentro y fuera de la organización: SkyDrive Pro y Sitios de SharePoint Online.

Trabajando con ellos podrás:

• Compartir ideas publicando en un suministro de noticias
• Seguir a personas, documentos y etiquetas para estar informado acerca de las actividades y actualizaciones
• Crear sitios de grupos y bibliotecas de documentos para tener los documentos organizados
• Controlar qué personas pueden ver los documentos, ya sean de dentro o fuera de la organización
• Usar un buzón de sitio para almacenar y compartir correo electrónico para un grupo o proyecto
• Colaborar en documentos de Office, como Word, Excel y PowerPoint
• Crear listas, calendarios y plantillas para que todo el equipo pueda usarlos
• Sincronizar una biblioteca de documentos con una carpeta del PC para poder acceder fácilmente a los archivos

Para probarlos, inicia sesión en Office 365 y luego, en la parte superior de la página, haz clic en SkyDrive o Sitios.

Compartir documentos en SkyDrive Pro

SkyDrive Pro es tu biblioteca profesional, que se proporciona a través de la suscripción de tu empresa a SharePoint Online con Office 365. Puedes usar SkyDrive Pro para organizar y almacenar documentos de trabajo, compartir archivos fácilmente y colaborar en los documentos con compañeros de tu empresa.

También puedes enviar opcionalmente un correo para informar a las personas con las que compartes el documento o la carpeta y consultar las personas con las que se comparten los documentos.

Si todavía no conoces Office 365 te invito a que lo hagas y disfrutes ya de las innumerables ventajas de trabajar con las herramientas de productividad.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

Los clientes de Office 365 están de enhorabuena ya que Microsoft acaba de anunciar la inclusión de su red social corporativa Yammer en todos sus planes empresariales de Office 365 (E1 y E3).  Hasta ahora la plataforma solo estaba disponible para los clientes de Office 365 con contratos Enterprise Agreement.

Por si esto fuera poco, la compañía ha anunciado un importante cambio en la forma de licenciar a los usuarios externos (socios, proveedores o clientes) que colaboran en la red social de una empresa: Ahora ya no será necesario adquirir nuevas licencias de Yammer para ellos.

Con este cambio Microsoft pretende impulsar la colaboración con los contactos de negocio de las empresas, sin que estas tengan que preocuparse por los costes adicionales que esto suponía.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

La red social corporativa líder en el mercado empresarial y propiedad de Microsoft, cuenta ya con más de 8 millones de usuarios corporativos.

Yammer persigue la colaboración entre todos los trabajadores de una empresa, creando un espacio para una comunicación fluida y bidireccional, incorporando principios de interacción en red muy similares a Facebook, Twitter y Linkedin.

Uno de sus mayores beneficios es el aumento de productividad que ofrece a las empresas al agilizar el proceso de comunicación interna de éstas, respecto a los sistemas tradicionales como reuniones, correo electrónico, etc… No obstante, tiene muchos más beneficios como por ejemplo:

• Mejora de la comunicación en la empresa, proporcionando una comunicación en tiempo real, fluida y espontánea.
• Aumento de la productividad y la satisfacción de los empleados, reduciendo la necesidad de enviar correos electrónicos y de realizar reuniones.
• Fomento de la colaboración y la participación natural entre los empleados, innovando, descubriendo nuevas ideas, nuevas formas creativas de colaborar, etc…
• Gestión del conocimiento, ayuda a consolidarlo y a compartirlo de una manera instantánea entre los empleados
• Mejora del ambiente corporativo y ayuda a las empresas a gestionar sus comunicaciones corporativas.
• Cohesión de equipos o personas descentralizadas

Capacidades de Yammer
Gracias a las características que incluye, Yammer permite mejorar el trabajo en equipo y tener mayor visibilidad de los proyectos de la empresa. Estas son algunas de sus capacidades:

• Colaborar e interactuar:  Los empleados de la empresa pueden interactuar entre ellos del mismo modo que lo hacen en otras redes: compartiendo enlaces, imágenes, vídeos, archivos y utilizar protocolos de interacción similares a los de Twitter ( mencionar a otros usuarios poniendo @ antes del nombre). También pueden hacer seguimiento (de usuarios, grupos y documentos), enviar mensajes públicos o privados e indicar su aprobación a las publicaciones de otros y comentarlas.
• Grupos: Yammer te ofrece la posibilidad de crear espacios de colaboración flexible para equipos de trabajo, para todos los empleados de la empresa e incluso para compartirlos con personal externo. Puedes crear páginas similares a las conocidas «Fan Page» de Facebook para cada proyecto con toda la información relacionada a este, publicar eventos en la agenda (reuniones, hitos de entrega, sesiones de formación, etc..), realizar encuestas con resultados en tiempo real  y mantener conversaciones instantáneas para resolver dudas o tomar decisiones rápidamente.
• Movilidad y accesibilidad: Se puede acceder a Yammer desde cualquier dispositivo con conexión a internet, ya que toda la información está en la nube y es accesible en tiempo real. La red cuenta con su app móvil en versiones para iPhone, iPad, Android, Windows Phone y Blackberry.
• Integración con SharePoint Online: Yammer está integrado con SharePoint Online a través de la suite de productividad Office 365 y dentro de los contratos Enterprise. Los usuarios pueden reemplazar el suministro de noticias (newsfeed) de SharePoint Online por el de Yammer, mejorando de esta manera la experiencia social que proporcionaba SharePoint hasta el momento.

Yammer permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, rompiendo las barreras geográficas y organizativas y abriendo nuevos canales de comunicación y acceso a la información que mejorarán la productividad y las relaciones laborales de sus empleados.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

En este post recogemos las mejoras que  Microsoft ha lanzado en su suite de productividad en la nube, Office 365.

El aumento del límite de carga de archivos de SharePoint; que hace más fácil compartir archivos de gran tamaño, recuperar versiones de documentos y las nuevas capacidades de colaboración de Yammer con SkyDrive Pro y SharePoint, son algunas de las novedades que os comentamos a continuación, haz clic en los enlaces si quieres obtener más información sobre ellas:

Acceso delegado ahora disponible en Outlook Web App: Ahora es posible configurar una cuenta para que otra persona administre tu calendario y el correo electrónico en tu nombre.

 Mejoras diversas en capacidad y restauración de SharePoint Online: Esta actualización incluye el aumento del límite de carga de archivos a 2 Gb (anteriormente 250 Mb), el aumento a 10.000 sitios por cuenta, las mejoras en la restauración automática de documentos desde la papelera de reciclaje (con un límite de 90 días)  y las mejoras en el control de versiones de documentos en las bibliotecas de SkyDrive Pro.

 Establecer conversaciones de Yammer a partir de documentos almacenados en SharePoint Online: Con la nueva característica de Post de Yammer,  podrás iniciar fácilmente una conversación a partir de documentos almacenados en SkyDrive Pro y SharePoint Online.

Administrar las notificaciones de Spam con Exchange Online Protection: Los administradores de tu empresa tienen ahora más opciones de gestionar el Spam y crear directivas de correo basura más efectivas.

Mejora de PowerMap para Excel 2013: PowerMap es una nueva visualización en 3D como complemento para Excel que permite mapear, explorar e interactuar con datos geográficos desde la hoja de cálculo.

Actualización de OneNote para iPhone y iPad: Los usuarios de Ipad  pueden crear un nuevo bloc de notas de OneNote. La aplicación se ha mejorado para que ocupe un menor tamaño en los dispositivos y se ha mejorado la escritura japonesa.

Acceso directo a OneNote en el menú de inicio de Windows Phone: Con la nueva actualización podrás configurar OneNote para acceder a él desde la pantalla de inicio de tu Windows Phone.

OneNote para Android más mercados internacionales: Ahora se puede descargar OneNote para Android en más de 60 nuevos países.

Estas actualizaciones pueden tardar un tiempo en aparecer en tu cuenta de Office 365 ya que algunas se están desplegando estos días.

¿Todavía no conoces los beneficios de Office 365?

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.