La parte más fácil a la hora de dar el salto a la nube es la de decidirse por el cloud de Microsoft.

En efecto, Office 365 y Azure acumulan tanto valor y ventajas que Microsoft nos lo pone realmente fácil. No obstante, debido a que estas plataformas están en constante evolución, elegir al mejor partner para ayudarte a dar el salto a la nube con éxito de entre todos los partners de Microsoft, es una tarea capital.

Para ayudarte en el proceso de selección te vamos a enumerar 3 puntos esenciales que debes tener en cuenta a la hora de elegir a tu Partner de Microsoft especialista en la nube:

1- Capacidad

Una migración a Office 365 requiere de un buen plan de evaluación que de no tenerlo, puede causar retrasos y fallos que impacten negativamente en la actividad de tu empresa. Tareas como la migración de usuarios, buzones de correo, archivado….requieren de planes de evaluación previos y de una correcta gestión del proyecto, por lo que debes desconfiar de soluciones rápidas y con un coste inverosímil.

La clave está en que el Partner comprenda las necesidades de tu empresa para ofrecerte la solución correcta.

2- Experiencia

Todos los partners de Microsoft tienen el mismo objetivo, asegurar a tu empresa un paso a la nube acertado, pero lo que las diferencia es haberse enfrentado a prácticamente cualquier situación (desde migraciones desde Google , Lotus notes o servidores de correo Linux pasando por todo tipo de escenarios y problemáticas), proporcionando así mucho más valor al cliente.

Por otro lado, es muy importante que el partner tenga la certificación Gold Cloud Productivity, pues es el máximo reconocimiento que otorga Microsoft, certificando no solo la capacidad sino también la experiencia en despliegues de Office 365 para la mediana y gran empresa.

Cualquier empresa puede hablar de sus virtudes y su conocimiento sin ningún control por lo que es importante que puedas contrastar la experiencia del partner para tomar una buena elección. Verificar los casos de éxito , referencias y opiniones de clientes es clave para decidir a quien confiar el servicio.

3- Acompañamiento

Otro de los aspectos que diferencian a un buen partner es el trato y el apoyo que ofrece a sus clientes tanto en el proceso de implementación como en la fase de adopción. 

Es por tanto muy importante que una vez realizada la implantación, el Partner te acompañe manteniendo una consistente comunicación, proporcionando formación y soporte en el momento en que lo necesites.

¿Cómo puede ayudarte Softeng con Office 365 y Azure?

Softeng analiza y traza con sus clientes la estrategia más adecuada para subirse a la nube, por etapas, sin quebraderos de cabeza , con seguridad y empezando a tener beneficios desde el primer momento.

Adicionalmente, Softeng es una de las empresas españolas que más soluciones de Office 365 y Azure ha desplegado y uno de los primeros partners de Microsoft en conseguir la competencia Gold Cloud de Microsoft, avalada por los clientes de mediana y gran empresa en los que Softeng ha implantado con éxito Office 365 y a las certificaciones oficiales conseguidas por nuestros ingenieros especialistas en soluciones en la nube de Microsoft. Todo ello nos permite ofrecerte un servicio de total garantía.

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En ocasiones, las empresas no tienen su software correctamente licenciado por desconocimiento o descuido y no son conscientes de que la legislación española considera el uso del software no licenciado como una infracción grave. 

El último Proyecto de Reforma del Código Penal, aprobado recientemente en Consejo de Ministros, contempla penas de hasta un año de cárcel para los administradores de las empresas que hagan uso de software no licenciado correctamente.

Aquí tienes un resumen de algunas de las implicaciones de esta reforma:

• Responsabilidad directa de los administradores con penas de:
• Hasta un año de prisión o multa de 12 a 24 meses
• Inhabilitación de hasta dos años para el ejercicio de la industria o comercio
• Obligación de todas las empresas, independientemente de su tamaño, de aplicar programas de cumplimientos, tales como la legalidad de su software
• Obligación de establecer modelos de organización y gestión que incluyen medidas de vigilancia y control eficientes para la prevención de delitos
• Obligación de contar con un sistema disciplinario que sancione adecuadamente el incumplimiento de las medidas que establezca el modelo de gestión y organización.

Además de las sanciones económicas, las empresas que usan software no licenciado están más expuestas a fallos críticos en sus sistemas y pérdida de datos debido al riesgo de que contengan virus.

En situaciones de licenciamiento incorrecto, solucionar el problema comprando las últimas versiones del software puede ser extremadamente caro y aquí es donde la nube nos puede ayudar, evitando esa inversión y legalizando la empresa automáticamente.

Además, en Softeng te ayudamos a impulsar la productividad y el ahorro con soluciones que facilitan la colaboración de todo tu equipo mediante Office 365 y Azure.

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Microsoft ofrece un nuevo servicio llamado Azure RemoteApp con el que puedes tener tus aplicaciones empresariales basadas en Windows Server alojadas en la nube de Azure y acceder a ellas de manera remota.

Con Azure RemoteApp puedes:

• Otorgar a los usuarios de tu empresa acceso a las aplicaciones corporativas prácticamente en cualquier momento y lugar, así como en una variedad de dispositivos.
• Escalar o reducir verticalmente a fin de satisfacer las necesidades empresariales dinámicas sin realizar grandes inversiones de capital.
• Centralizar y ayudar a proteger tus aplicaciones corporativas en una plataforma segura.

Tus aplicaciones en la nube

Con Azure RemoteApp tus empleados pueden acceder a tus aplicaciones empresariales prácticamente desde cualquier lugar y momento y en una gran variedad de dispositivos: Windows , iOS, Mac OS X y Android.

Tan solo necesitas un cliente de escritorio remoto instalado en cualquiera de tus dispositivos, Pc, Portátiles, tabletas o teléfonos conectados a internet, y ya podrás acceder a tus aplicaciones como si se ejecutaran localmente.

Flexibilidad frente a necesidades de negocio y sin grandes inversiones

Azure Remote App es una solución económica frente a necesidades de negocio cambiantes como por ejemplo, dar acceso a trabajadores temporales, proveedores o plantillas fluctuantes.

Tus aplicaciones se ejecutan en Windows server en la nube de Azure lo que provoca que tengas la disponibilidad de poder escalar tus aplicaciones ampliando los recursos rápidamente en el momento que lo necesites y reduciéndolos después sin necesidad de hacer grandes inversiones en infraestructura local ni mantenimiento por parte de tu departamento de IT.

Protege tus aplicaciones y tu información sensible

El hecho de tener tus aplicaciones y lo que es más importante, tu información confidencial, alojada en Azure, dotan a tu empresa del respaldo y la seguridad que necesita. En cuanto el usuario cierra la sesión, todo se queda en la nube y sin dejar rastro en el dispositivo.

Además, la centralización de tus aplicaciones ofrece un mayor control de gestión para tu departamento de IT.

Los servicios en la nube de Azure están avalados por la AEPD (Agencia Española de Protección de datos) y confirman a Microsoft como el primer y único proveedor Cloud que ofrece garantías suficientes de protección y seguridad.

Por el momento, Azure RemoteApp se encuentra disponible en modo de vista previa y es gratuito durante este periodo, las empresas pueden usar esta herramienta con un máximo de 20 usuarios que serán escalables para implementaciones mucho más grandes.

En definitiva, Azure RemoteApp te ayuda a ser productivo desde cualquier lugar y en cualquier momento con la potencia la seguridad de la plataforma en la nube de Azure.

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Microsoft nos sorprende nuevamente con el lanzamiento de Office Delve (anteriormente llamado Oslo), el buscador inteligente que ayudará a los usuarios de las suites empresariales de Office 365 a obtener la información correcta y en el momento adecuado.

El buscador está apoyado por la tecnología Office Graph que Microsoft lanzó el pasado Mayo, una tecnología inteligente que a través de sofisticadas técnicas de aprendizaje automático relaciona a los usuarios, sus contenidos y la actividad que estos realizan en Office 365.

Office Delve ofrece la información más relevante y personalizada por cada usuario a través de una interfaz basada en tarjetas. De esta manera, ya no tendrás que recordar el lugar en el que has almacenado el contenido que necesitas en ese momento.

De momento el buscador integra los contenidos de Correo electrónico, OneDrive, SharePoint y Yammer. No obstante, la compañía ha anunciado que está trabajando para que en los próximos meses integre también contenidos de archivos adjuntos de correo electrónico y OneNote.

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En este último capítulo de IRM y Office 365 entraremos en detalle en cómo IRM ayuda a la empresas a proteger los documentos almacenados en SharePoint Online.

Con IRM puedes limitar las acciones que los empleados pueden realizar en los documentos para proteger y controlar la diseminación de contenido confidencial. Por ejemplo, si has creado una biblioteca de documentos para compartir información sobre futuros productos con el departamento de marketing de tu empresa, puedes usar IRM para evitar que estos usuarios compartan este contenido con otros empleados de la compañía.

IRM se puede configurar para proteger automáticamente los archivos almacenados en determinadas bibliotecas de SharePoint. Cuando se habilita, los archivos se cifran de manera que sólo las personas autorizadas puedan verlos o realizar con ellos las acciones previamente definidas. Por ejemplo:

• Evitar que personas externas a la empresa puedan abrir el documento, aunque lo tengan físicamente.
• Evitar la posibilidad de que empleados de nuestra organización puedan imprimir, hacer una captura de pantalla de un documento, copiar o modificarlo.
• Evitar que un usuario no autorizado vea el contenido si se envía por correo después de descargarlo del servidor.
• Limitar el tipo de archivos que se pueden cargar en la librería.
• Restringir el acceso al contenido durante un período especificado, después del cual los usuarios deben confirmar sus credenciales.

Los permisos de IRM se aplican a toda la biblioteca, no a archivos individuales, lo que ayuda a garantizar niveles constantes de protección para un conjunto completo de documentos o archivos. De esta manera, IRM ayuda a las organizaciones a forzar las directivas corporativas que regulan el uso y la divulgación de información confidencial o de la propiedad.

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Microsoft lanza nuevos planes de Office 365 pensados para empresas de no más de 300 usuarios ofreciendo servicios mucho más asequibles.

Asimismo, Microsoft ofrecerá la posibilidad a sus actuales clientes de planes Pequeña y Mediana empresa, moverse a las nuevas suscripciones ahorrando así dinero.

Los nuevos planes son:

• Office 365 Business: Incluye el paquete de Office Standard – Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Publisher- además de 1 TB de almacenamiento Cloud en OneDrive y la posibilidad de editar los documentos desde un PC, Mac, iPad, Tablet Windows o móvil. Su precio ahorrará a los clientes un 31% por usuario al año respecto a la versión actual, Office 365 ProPlus.
• Office 365 Business Essentials: Incluye los servicios para el funcionamiento del negocio, tales como el correo electrónico y calendario, Office Online, reuniones en línea, mensajería instantánea, videoconferencia, almacenamiento en la nube e intercambio de archivos. No incluye Office Profesional.
• Office 365 Premium: Integra los planes Office 365 Business y Business Essentials, añadiendo Yammer Enterprise y la integración on premise con Active Directory.

Esta tabla recoge el detalle de las características de los planes:

Planes con mayor valor y flexibilidad

Estos planes ofrecen a las  soluciones más económicas con características mejoradas como por ejemplo, la compatibilidad con Active Directory o el aumento del límite de usuarios a 300 para que más empresas puedan beneficiarse de ellos.

Por otro lado, las Pymes tendrán mayor flexibilidad al tener la posibilidad de moverse a otros planes empresariales o incluso añadir soluciones tales como Project, Visio o Dynamics.

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En un mercado tan competitivo tu empresa necesita las mejores herramientas de productividad para mantenerse por delante de la competencia, reduciendo tiempos y costes de mantenimiento. Para ello Microsoft y Google nos ofrecen soluciones en la nube que pueden satisfacer nuestras necesidades, pero ¿Cuál es mejor solución para tu empresa?

Comparando la funcionalidad 

Google Apps ofrece una interfaz de usuario extremadamente simple. A cambio , la prestaciones que ofrece y la funcionalidad queda muy limitada cuando la comparamos con Office 365, lo que impacta negativamente en la productividad de los usuarios. Según comentarios de ex-clientes, las principales quejas sobre Google Aps, (aparte de la privacidad de los datos sobre la que hablaremos luego), se centran en impedimentos para editar correctamente archivos Office, la incapacidad de poder trabajar en modo offline y la falta de integración entre sus múltiples aplicaciones y utilidades.

Office 365 , en cambio, nos ofrece un conjunto de herramientas familiares para los usuarios que ya trabajan con Office, con una funcionalidad más rica pero a la vez fácil de usar y con una cuidada integración entre los distintos aplicativos.  Además, aparte de poder trabajar offline, Office 365 permite a las empresas prevenir fugas de información y obtener unas capacidades de comunicación entre empleados y colaboradores mucho más rica (por ejemplo compartir escritorio y aplicaciones , hacer conferencias hasta con 250 participantes versus los 15 de Google así como disponer información de presencia de los usuarios en tiempo real y integrada en toda la suite).

Comparando privacidad y seguridad de tus datos

Google Apps tiene una política de escasa protección de la privacidad. De hecho, el uso publicitario que hace de la información de sus usuarios le ha supuesto la apertura de investigaciones por parte de la Unión Europea , EEUU y el «veto de algunos países a usar sus servicios para empresas«. Adicionalmente, la Agencia de Protección de Datos Española no ha validado a Google para cumplir la LOPD. Actualmente es posible ya negociar con Google la garantía de que los datos estén en Europa aunque la AEPD requiere solicitar permiso caso por caso. Todo ello , hace que Google sea una opción poco indicada para las empresas que se preocupan por la privacidad y seguridad de su información.

Office 365 , en cambio, opera con una política de seguridad estricta y auditada, sin acceder a tus datos y garantizándote la eliminación de éstos si el servicio termina. Asimismo, la Agencia Española de Protección de Datos ha declarado, tras analizar el servicio y los modelos de contratos de Office 365, que éstos ofrecen a los clientes la solvencia y las garantías adecuadas para exportar sus datos personales a Microsoft al amparo de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) confirmando a Microsoft como el único proveedor Cloud que ofrece estas garantías.

Comparando la flexibilidad de los planes

Google Apps, para dar el salto a la nube, es una cuestión de todo o nada ya que ofrece el mismo servicio para todos los usuarios de la empresa, obligando además a trasladarlo todo a la nube sin posibilidad de soluciones híbridas.
Office 365 , en cambio, te ofrece una amplia gama de planes que se adaptan a tus necesidades empresariales y te permiten moverte a la nube a tu propio ritmo, con la mínima interrupción en tu entorno de TI actual y pagando únicamente por lo que usas.

Comparando costes ocultos

Uno de los motivos por los que algunas empresas inicialmente se plantean Google Apps es por la aparente (y ligera) diferencia de precios respecto a Office 365.  No obstante, debes tener en cuenta que hay una serie de factores , a menudo desconocidos por los clientes, que impactan en el coste final real.

Google Aps: Una vez el cliente dispone de Google Apps , los clientes se percatan que tienen que ir comprando herramientas de terceros que además hay que integrar y mantener. Por ejemplo, para la integración con Directorio Activo (caso contrario, los usuarios se validan con credenciales distintas a las de su red), migrar y compartir contactos de Outlook, soporte profesional,  ampliar número de participantes y funcionalidades en las videoconferencias, entre otros). Además,  también debería calcularse el coste de oportunidad que representa la pérdida de productividad (no poder trabajar bien de manera offline,  implicaciones de no usar Office, falta de integración con otros productos, etc).

Estos son los costes para los productos de terceros que algunas empresas pueden necesitar para Google Apps. Los datos son de Diciembre del 2013 y se basan en Google Apps Marketplace o sitios web de los proveedores y pueden cambiar en cualquier momento. Para más detalles sobre los costes ocultos de Google, consulta este documento

Office 365: Microsoft ofrece una total transparencia en las funcionalidades y prestaciones de la suite por lo que no vamos a encontrarnos sorpresas. En todo caso, hay que tener en cuenta costes derivados de la adopción de SharePoint Online, pues las empresas que no están habituadas al uso de esta plataforma necesitarán invertir en formación y en acompañamiento, si quieren beneficiarse al máximo del potencial que ofrece a las empresas.

Comparando el servicio de Soporte

Google Aps: Su modelo de soporte se basa en prioridad basada en el criterio de Google y no en el impacto que tiene el incidente para el cliente. Además, un criterio esencial si el problema impacta a todos o casi todos los usuarios de la organización. Además, Google no empieza a atender una petición de soporte hasta que ha calificado la gravedad de la misma. Para más información sobre las características del soporte de Google, puedes consultar su documento oficial aquí.
Office 365: En caso de alguna incidencia, los usuarios de Office 365 están bien informados gracias a un panel informativo en su consola. Asimismo, el soporte 24/7 está disponible aunque la incidencia la tenga un único usuario de la compañía.

¿Qué te recomienda Softeng?

Sin duda, recomendamos Office 365 a aquellas empresas que valoran aspectos como la productividad, la fiabilidad y la seguridad. Con Office 365 las organizaciones tienen las herramientas que ya conocen y necesitan, además de un servicio en la nube en el que confían. ¿El resultado? Un servicio fiable al 99,9% que permite a las empresas satisfacer las necesidades de sus trabajadores y clientes, aventajando a la competencia.

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En el evento sobre soluciones en la nube realizado por Softeng y Microsoft del pasado 30 de Mayo en el auditorio del Colegio de Economistas de Cataluña, los especialistas en Office 365, Azure y Portal Builder, nos descubrieron como la combinación de las tres plataformas ayuda a las empresas a reducir los costes de sus infraestructuras, incrementando la productividad y la capacidad de innovación.

Consulta aquí las presentaciones que se mostraron en el evento

En esta presentación, Carlos Grau, Director de Microsoft en Cataluña, habló sobre La importancia de la competitividad en las empresas y el papel de Microsoft.

En esta presentación, Carlos Colell, Director General e Imma Rasero, Socia Directora de Softeng, hablaron sobre las razones por las que las empresas adoptan la nube y el valor que aporta realmente el Cloud a las empresas.

Ramon Masuet, Office 365 Specialist de Softeng, habló sobre cómo mejorar la productividad de tu empresa con Office 365 a través de demos de SharePoint Online, Office y la herramienta de comunicación Lync Online. En esta presentación podrás ver las slides previas a la demo sobre las herramientas de Office 365 que ofrecieron a los asistentes al evento.

Jordi Fernández, Cloud Solutions manager de Softeng, explicó las estrategias para que tu empresa acierte al moverse a la nube y los escenarios óptimos para dar el salto.

En estas tres presentaciones que vienen a continuación, nuestros especialistas en Office 365 nos mostraron a través de casos prácticos, la red social Yammer integrada con Office 365, Cómo evitar la fuga de información sensible con Office 365 y Information Right management y Cómo obtener conocimiento con Power Bi y Office 365. En estas presentaciones podrás ver las slides de introducción a las interesantes demos que ofrecieron a los asistentes al evento.

Por último, Ibon Uria y Jordi Marchan, Portal Builder Specialist de Softeng, nos mostraron cómo conseguir más oportunidades de negocio a través de la web con un caso práctico de Portal Builder. En esta presentación podrás ver la introducción a la espectacular demo que ofrecieron a los asistentes al evento.

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Enviar correos seguros a usuarios externos de nuestra organización

Tal y como hemos hablado en los anteriores artículos, la fuga de datos se produce cuando la información confidencial o sensible de una empresa sale de la misma a través de los empleados (de manera deliberada o por accidente). Por este motivo Microsoft ha incorporado a Office 365  IRM, una herramienta que encripta y protege la información sensible de accesos no autorizados.

En el anterior capítulo analizamos la protección de información a través de los correos electrónicos enviados a usuarios de nuestra organización, en esta cuarta entrega analizaremos un nuevo nivel de protección en Exchange Online contra el acceso no autorizado, la protección de la información a través de los correos electrónicos enviados a usuarios externos.

Los administradores de tu empresa pueden proteger en Exchange Online la salida de información a través del correo electrónico (incluidos los ficheros adjuntos), encriptando los datos y asegurando que la información solo pueda ser leída por la persona autorizada.

Por ejemplo:

• Evitar que un destinatario externo a la organización pueda realizar alguna de estas funciones: acceder y reenviar el contenido de un correo electrónico.
• Definir reglas de transporte para cifrar mensajes de correo electrónico saliente y descifrar respuestas cifradas entrantes. Los mensajes que coinciden con las reglas definidas se cifran y se envían a la dirección de correo especificada.

¿Qué sucede en el receptor?

El sistema funciona de manera bastante sencilla, los mensajes de correo electrónico cifrados llegan a la bandeja de entrada del destinatario con datos adjuntos en formato HTML. Para que el receptor pueda leer el correo, deberá descargar el HTML y seguir unas instrucciones para ser autenticado antes de acceder al contenido del mensaje y poder realizar acciones.

En la siguiente pantalla te muestro el mensaje que recibe el destinatario del correo:

En el próximo artículo de IRM os hablaremos sobre cómo proteger documentos almacenados en SharePoint

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