Microsoft nos sorprende nuevamente con el lanzamiento de Office Delve (anteriormente llamado Oslo), el buscador inteligente que ayudará a los usuarios de las suites empresariales de Office 365 a obtener la información correcta y en el momento adecuado.

El buscador está apoyado por la tecnología Office Graph que Microsoft lanzó el pasado Mayo, una tecnología inteligente que a través de sofisticadas técnicas de aprendizaje automático relaciona a los usuarios, sus contenidos y la actividad que estos realizan en Office 365.

Office Delve ofrece la información más relevante y personalizada por cada usuario a través de una interfaz basada en tarjetas. De esta manera, ya no tendrás que recordar el lugar en el que has almacenado el contenido que necesitas en ese momento.

De momento el buscador integra los contenidos de Correo electrónico, OneDrive, SharePoint y Yammer. No obstante, la compañía ha anunciado que está trabajando para que en los próximos meses integre también contenidos de archivos adjuntos de correo electrónico y OneNote.

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En este último capítulo de IRM y Office 365 entraremos en detalle en cómo IRM ayuda a la empresas a proteger los documentos almacenados en SharePoint Online.

Con IRM puedes limitar las acciones que los empleados pueden realizar en los documentos para proteger y controlar la diseminación de contenido confidencial. Por ejemplo, si has creado una biblioteca de documentos para compartir información sobre futuros productos con el departamento de marketing de tu empresa, puedes usar IRM para evitar que estos usuarios compartan este contenido con otros empleados de la compañía.

IRM se puede configurar para proteger automáticamente los archivos almacenados en determinadas bibliotecas de SharePoint. Cuando se habilita, los archivos se cifran de manera que sólo las personas autorizadas puedan verlos o realizar con ellos las acciones previamente definidas. Por ejemplo:

• Evitar que personas externas a la empresa puedan abrir el documento, aunque lo tengan físicamente.
• Evitar la posibilidad de que empleados de nuestra organización puedan imprimir, hacer una captura de pantalla de un documento, copiar o modificarlo.
• Evitar que un usuario no autorizado vea el contenido si se envía por correo después de descargarlo del servidor.
• Limitar el tipo de archivos que se pueden cargar en la librería.
• Restringir el acceso al contenido durante un período especificado, después del cual los usuarios deben confirmar sus credenciales.

Los permisos de IRM se aplican a toda la biblioteca, no a archivos individuales, lo que ayuda a garantizar niveles constantes de protección para un conjunto completo de documentos o archivos. De esta manera, IRM ayuda a las organizaciones a forzar las directivas corporativas que regulan el uso y la divulgación de información confidencial o de la propiedad.

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Microsoft lanza nuevos planes de Office 365 pensados para empresas de no más de 300 usuarios ofreciendo servicios mucho más asequibles.

Asimismo, Microsoft ofrecerá la posibilidad a sus actuales clientes de planes Pequeña y Mediana empresa, moverse a las nuevas suscripciones ahorrando así dinero.

Los nuevos planes son:

• Office 365 Business: Incluye el paquete de Office Standard – Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Publisher- además de 1 TB de almacenamiento Cloud en OneDrive y la posibilidad de editar los documentos desde un PC, Mac, iPad, Tablet Windows o móvil. Su precio ahorrará a los clientes un 31% por usuario al año respecto a la versión actual, Office 365 ProPlus.
• Office 365 Business Essentials: Incluye los servicios para el funcionamiento del negocio, tales como el correo electrónico y calendario, Office Online, reuniones en línea, mensajería instantánea, videoconferencia, almacenamiento en la nube e intercambio de archivos. No incluye Office Profesional.
• Office 365 Premium: Integra los planes Office 365 Business y Business Essentials, añadiendo Yammer Enterprise y la integración on premise con Active Directory.

Esta tabla recoge el detalle de las características de los planes:

Planes con mayor valor y flexibilidad

Estos planes ofrecen a las  soluciones más económicas con características mejoradas como por ejemplo, la compatibilidad con Active Directory o el aumento del límite de usuarios a 300 para que más empresas puedan beneficiarse de ellos.

Por otro lado, las Pymes tendrán mayor flexibilidad al tener la posibilidad de moverse a otros planes empresariales o incluso añadir soluciones tales como Project, Visio o Dynamics.

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En un mercado tan competitivo tu empresa necesita las mejores herramientas de productividad para mantenerse por delante de la competencia, reduciendo tiempos y costes de mantenimiento. Para ello Microsoft y Google nos ofrecen soluciones en la nube que pueden satisfacer nuestras necesidades, pero ¿Cuál es mejor solución para tu empresa?

Comparando la funcionalidad 

Google Apps ofrece una interfaz de usuario extremadamente simple. A cambio , la prestaciones que ofrece y la funcionalidad queda muy limitada cuando la comparamos con Office 365, lo que impacta negativamente en la productividad de los usuarios. Según comentarios de ex-clientes, las principales quejas sobre Google Aps, (aparte de la privacidad de los datos sobre la que hablaremos luego), se centran en impedimentos para editar correctamente archivos Office, la incapacidad de poder trabajar en modo offline y la falta de integración entre sus múltiples aplicaciones y utilidades.

Office 365 , en cambio, nos ofrece un conjunto de herramientas familiares para los usuarios que ya trabajan con Office, con una funcionalidad más rica pero a la vez fácil de usar y con una cuidada integración entre los distintos aplicativos.  Además, aparte de poder trabajar offline, Office 365 permite a las empresas prevenir fugas de información y obtener unas capacidades de comunicación entre empleados y colaboradores mucho más rica (por ejemplo compartir escritorio y aplicaciones , hacer conferencias hasta con 250 participantes versus los 15 de Google así como disponer información de presencia de los usuarios en tiempo real y integrada en toda la suite).

Comparando privacidad y seguridad de tus datos

Google Apps tiene una política de escasa protección de la privacidad. De hecho, el uso publicitario que hace de la información de sus usuarios le ha supuesto la apertura de investigaciones por parte de la Unión Europea , EEUU y el «veto de algunos países a usar sus servicios para empresas«. Adicionalmente, la Agencia de Protección de Datos Española no ha validado a Google para cumplir la LOPD. Actualmente es posible ya negociar con Google la garantía de que los datos estén en Europa aunque la AEPD requiere solicitar permiso caso por caso. Todo ello , hace que Google sea una opción poco indicada para las empresas que se preocupan por la privacidad y seguridad de su información.

Office 365 , en cambio, opera con una política de seguridad estricta y auditada, sin acceder a tus datos y garantizándote la eliminación de éstos si el servicio termina. Asimismo, la Agencia Española de Protección de Datos ha declarado, tras analizar el servicio y los modelos de contratos de Office 365, que éstos ofrecen a los clientes la solvencia y las garantías adecuadas para exportar sus datos personales a Microsoft al amparo de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) confirmando a Microsoft como el único proveedor Cloud que ofrece estas garantías.

Comparando la flexibilidad de los planes

Google Apps, para dar el salto a la nube, es una cuestión de todo o nada ya que ofrece el mismo servicio para todos los usuarios de la empresa, obligando además a trasladarlo todo a la nube sin posibilidad de soluciones híbridas.
Office 365 , en cambio, te ofrece una amplia gama de planes que se adaptan a tus necesidades empresariales y te permiten moverte a la nube a tu propio ritmo, con la mínima interrupción en tu entorno de TI actual y pagando únicamente por lo que usas.

Comparando costes ocultos

Uno de los motivos por los que algunas empresas inicialmente se plantean Google Apps es por la aparente (y ligera) diferencia de precios respecto a Office 365.  No obstante, debes tener en cuenta que hay una serie de factores , a menudo desconocidos por los clientes, que impactan en el coste final real.

Google Aps: Una vez el cliente dispone de Google Apps , los clientes se percatan que tienen que ir comprando herramientas de terceros que además hay que integrar y mantener. Por ejemplo, para la integración con Directorio Activo (caso contrario, los usuarios se validan con credenciales distintas a las de su red), migrar y compartir contactos de Outlook, soporte profesional,  ampliar número de participantes y funcionalidades en las videoconferencias, entre otros). Además,  también debería calcularse el coste de oportunidad que representa la pérdida de productividad (no poder trabajar bien de manera offline,  implicaciones de no usar Office, falta de integración con otros productos, etc).

Estos son los costes para los productos de terceros que algunas empresas pueden necesitar para Google Apps. Los datos son de Diciembre del 2013 y se basan en Google Apps Marketplace o sitios web de los proveedores y pueden cambiar en cualquier momento. Para más detalles sobre los costes ocultos de Google, consulta este documento

Office 365: Microsoft ofrece una total transparencia en las funcionalidades y prestaciones de la suite por lo que no vamos a encontrarnos sorpresas. En todo caso, hay que tener en cuenta costes derivados de la adopción de SharePoint Online, pues las empresas que no están habituadas al uso de esta plataforma necesitarán invertir en formación y en acompañamiento, si quieren beneficiarse al máximo del potencial que ofrece a las empresas.

Comparando el servicio de Soporte

Google Aps: Su modelo de soporte se basa en prioridad basada en el criterio de Google y no en el impacto que tiene el incidente para el cliente. Además, un criterio esencial si el problema impacta a todos o casi todos los usuarios de la organización. Además, Google no empieza a atender una petición de soporte hasta que ha calificado la gravedad de la misma. Para más información sobre las características del soporte de Google, puedes consultar su documento oficial aquí.
Office 365: En caso de alguna incidencia, los usuarios de Office 365 están bien informados gracias a un panel informativo en su consola. Asimismo, el soporte 24/7 está disponible aunque la incidencia la tenga un único usuario de la compañía.

¿Qué te recomienda Softeng?

Sin duda, recomendamos Office 365 a aquellas empresas que valoran aspectos como la productividad, la fiabilidad y la seguridad. Con Office 365 las organizaciones tienen las herramientas que ya conocen y necesitan, además de un servicio en la nube en el que confían. ¿El resultado? Un servicio fiable al 99,9% que permite a las empresas satisfacer las necesidades de sus trabajadores y clientes, aventajando a la competencia.

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En el evento sobre soluciones en la nube realizado por Softeng y Microsoft del pasado 30 de Mayo en el auditorio del Colegio de Economistas de Cataluña, los especialistas en Office 365, Azure y Portal Builder, nos descubrieron como la combinación de las tres plataformas ayuda a las empresas a reducir los costes de sus infraestructuras, incrementando la productividad y la capacidad de innovación.

Consulta aquí las presentaciones que se mostraron en el evento

En esta presentación, Carlos Grau, Director de Microsoft en Cataluña, habló sobre La importancia de la competitividad en las empresas y el papel de Microsoft.

En esta presentación, Carlos Colell, Director General e Imma Rasero, Socia Directora de Softeng, hablaron sobre las razones por las que las empresas adoptan la nube y el valor que aporta realmente el Cloud a las empresas.

Ramon Masuet, Office 365 Specialist de Softeng, habló sobre cómo mejorar la productividad de tu empresa con Office 365 a través de demos de SharePoint Online, Office y la herramienta de comunicación Lync Online. En esta presentación podrás ver las slides previas a la demo sobre las herramientas de Office 365 que ofrecieron a los asistentes al evento.

Jordi Fernández, Cloud Solutions manager de Softeng, explicó las estrategias para que tu empresa acierte al moverse a la nube y los escenarios óptimos para dar el salto.

En estas tres presentaciones que vienen a continuación, nuestros especialistas en Office 365 nos mostraron a través de casos prácticos, la red social Yammer integrada con Office 365, Cómo evitar la fuga de información sensible con Office 365 y Information Right management y Cómo obtener conocimiento con Power Bi y Office 365. En estas presentaciones podrás ver las slides de introducción a las interesantes demos que ofrecieron a los asistentes al evento.

Por último, Ibon Uria y Jordi Marchan, Portal Builder Specialist de Softeng, nos mostraron cómo conseguir más oportunidades de negocio a través de la web con un caso práctico de Portal Builder. En esta presentación podrás ver la introducción a la espectacular demo que ofrecieron a los asistentes al evento.

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Enviar correos seguros a usuarios externos de nuestra organización

Tal y como hemos hablado en los anteriores artículos, la fuga de datos se produce cuando la información confidencial o sensible de una empresa sale de la misma a través de los empleados (de manera deliberada o por accidente). Por este motivo Microsoft ha incorporado a Office 365  IRM, una herramienta que encripta y protege la información sensible de accesos no autorizados.

En el anterior capítulo analizamos la protección de información a través de los correos electrónicos enviados a usuarios de nuestra organización, en esta cuarta entrega analizaremos un nuevo nivel de protección en Exchange Online contra el acceso no autorizado, la protección de la información a través de los correos electrónicos enviados a usuarios externos.

Los administradores de tu empresa pueden proteger en Exchange Online la salida de información a través del correo electrónico (incluidos los ficheros adjuntos), encriptando los datos y asegurando que la información solo pueda ser leída por la persona autorizada.

Por ejemplo:

• Evitar que un destinatario externo a la organización pueda realizar alguna de estas funciones: acceder y reenviar el contenido de un correo electrónico.
• Definir reglas de transporte para cifrar mensajes de correo electrónico saliente y descifrar respuestas cifradas entrantes. Los mensajes que coinciden con las reglas definidas se cifran y se envían a la dirección de correo especificada.

¿Qué sucede en el receptor?

El sistema funciona de manera bastante sencilla, los mensajes de correo electrónico cifrados llegan a la bandeja de entrada del destinatario con datos adjuntos en formato HTML. Para que el receptor pueda leer el correo, deberá descargar el HTML y seguir unas instrucciones para ser autenticado antes de acceder al contenido del mensaje y poder realizar acciones.

En la siguiente pantalla te muestro el mensaje que recibe el destinatario del correo:

En el próximo artículo de IRM os hablaremos sobre cómo proteger documentos almacenados en SharePoint

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Power BI es la herramienta de Business Inteligence (BI) que incorpora la suite de productividad Office 365 y que nos permite automatizar los procesos de generación de información analítica.

Power BI Incluye una colección de funcionalidades que te permiten visualizar y generar información a partir de los datos, compartir los descubrimientos y participar en nuevas formas de colaboración con Power Query, Power Map, Power Pivot y Power View.

Con este post continuamos detallando cada uno de los complementos de la herramienta de Business inteligence, en este caso os hablaremos de Power Map.

Power Map, es un complemento para Excel que te permite visualizar y analizar datos geográficos y temporales en 3D, y crear «Tours» interactivos .

Con power Map puedes:

• Analizar información geolocalizada: A partir de tus datos puedes generar espectaculares mapas geográficos 3D de manera muy sencilla.
• Hacer presentaciones interactivas de tus datos, capturando escenas (tablas y gráficos)  y construyendo «tours» o recorridos visuales con los que podrás ver la evolución de tu información geoposicionada en una línea de tiempo y compartirla con los demás.

Vamos a poner un ejemplo: Imaginemos que tenemos tablas con datos de clientes de diferentes países y queremos saber de una vistazo dónde se consume nuestro producto en mayor medida. Con Power Map podremos integrar rápidamente esos datos en una mapa del mundo y elegir qué tipo de gráfico queremos mostrar (columnas, mapas de calor y burbujas).

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Protege correos electrónicos enviados a usuarios de nuestra organización.

Tal y como os explicábamos hace unos días, IRM es una herramienta que encripta y protege la información sensible de accesos no autorizados.

En este tercer capítulo analizaremos cómo puedes proteger los correos electrónicos enviados a usuarios de tu organización.

Los empleados utilizan el correo electrónico para intercambiar información confidencial como informes y datos financieros, contratos legales, información confidencial de productos o datos sobre clientes y empleados. Como resultado, los buzones se convierten en repositorios de información confidencial y las fugas pueden convertirse en una seria amenaza para tu organización.

Los administradores de tu empresa pueden proteger en Exchange Online la salida de información a través del correo electrónico (incluidos los datos adjuntos), evitando que el contenido se filtre fuera de los límites de la organización.

Por ejemplo:

• Evitar que un destinatario pueda realizar alguna de estas funciones: acceder, reenviar, copiar, modificar, imprimir, enviar por fax , imprimir pantalla o cortar y pegar el contenido de un correo electrónico.
• Crear reglas de protección y cifrado automáticas para emails que cumplen ciertas condiciones de negocio (enviados por alguien determinado, a alguien determinado, con textos determinados, etc, etc).

Una vez activado el sistema

Las opciones que los usuarios tendrán disponibles para encriptar un correo son:

• Acceso sin restricciones (por defecto): Correo sin encriptar.
• No reenviar: Los destinatarios pueden leer este mensaje, pero no pueden reenviar, imprimir ni copiar el contenido. El propietario de la conversación tiene permiso pleno para su mensaje y todas las respuestas del mismo.
• Confidencial: El contenido es información registrada destinada solo a usuarios internos. Se puede modificar pero no se puede copiar e imprimir.
• Confidencial, ver únicamente: El contenido es información registrada destinada solo a usuarios internos. No se puede modificar.

¿Y qué sucede en el receptor?

Cuando los empleados envían un mensaje encriptado (o sea, protegido con IRM), los datos adjuntos reciben la misma protección que el mensaje (Word, Excel, PowerPoint, así como a los archivos con formato .xps).

Cuando el receptor abre el correo con permisos, le mostrará un mensaje en la cabecera del mensaje indicando el tipo de restricciones del mensaje.

En esta imagen puedes intuir que hay un mensaje en la cabecera del email, pero como una de las restricciones de IRM es precisamente la captura de pantallas, os enseño una foto hecha con móvil. Sí, ya se, no lo podéis leer, pero de eso se trata 

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*Artículo actualizado en noviembre del 2024.

En los 10 años desde la primera publicación de este artículo, las herramientas que usamos todos los días de Office 365, ahora Microsoft 365, como Word, Excel, Power Point, OneNote y Outlook, entre otras, han evolucionado para ayudar a los equipos de trabajo a ser más productivos. Este último año más que nunca, con la incorporación de la IA generativa en Office 365 con Microsoft 365 Copilot. Por eso, actualizamos este artículo con las preguntas más frecuentes sobre cómo aprovechar al máximo la inteligencia artificial en las herramientas de trabajo cotidianas.

La inteligencia artificial se ha integrado con naturalidad en nuestras vidas. A nadie le parece ya extraño interactuar con un asistente virtual para que le recuerde una cita o desbloquear el móvil con nuestros rasgos faciales.

En el ámbito del trabajo este cambio es un poco más reciente. El lanzamiento de Copilot en las aplicaciones de Microsoft 365 (antes Office 365) ha permitido ver el poder de la IA en acción en casi todas nuestras tareas diarias, desde redactar un correo en Outlook, crear presentaciones desde cero en Power Point, hasta resumir reuniones virtuales de Teams.

Si bien son muchas las organizaciones que ya lo están implementando y viendo sus resultados, algunas aún tienen dudas sobre cómo sus equipos pueden aprovechar la IA. Por eso, hemos recopilado las preguntas más comunes que nuestros clientes nos plantean antes de incorporar Copilot en Microsoft 365.

¿Qué diferencia hay entre Copilot en Microsoft 365 y ChatGPT?

Aunque Copilot para M365 y ChatGPT son herramientas de inteligencia artificial generativa, tienen enfoques distintos.

Mientras que ChatGPT es gran herramienta para mantener conversaciones, crear contenido y resolver dudas sobre distintos temas, Copilot en Microsoft 365 está diseñado específicamente para integrarse en las aplicaciones de trabajo dentro del ecosistema de Microsoft, ayudando a las personas en sus tareas diarias de oficina consultando información específica de la organización.

¿Con qué aplicaciones de Office 365 funciona Copilot?

Copilot funciona con las principales aplicaciones de Microsoft 365, incluyendo Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams, entre otras.

• Word: Ayuda a redactar documentos y generar contenido de manera más rápida.
• Excel: Facilita el análisis de datos y la creación de informes complejos.
• Power Point: Permite crear presentaciones a partir de simples indicaciones, generando diapositivas y sugerencias de diseño automáticamente.
• Teams: Ayuda a resumir reuniones y proporciona seguimientos claros para los equipos.

¿Qué puede hacer Copilot en Outlook?

Outlook es una de las aplicaciones de Microsoft 365 donde los usuarios pueden encontrar un gran valor a Copilot. Entre sus principales ventajas, las que más resaltan son:

• Redactar correos electrónicos a partir de instrucciones breves.
• Obtener sugerencias de respuestas basadas en el contexto de la conversación.
• Organizar correos prioritarios, permitiendo centrarse en los temas más importantes.

Además, Copilot puede resumir hilos largos de correos, extraer puntos clave y ayudarte a programar reuniones dentro de la misma aplicación.

¿Copilot en Office 365 es seguro?

Copilot hereda todas las políticas de seguridad y cumplimiento que ya están establecidas en tu organización. Esto significa que los usuarios sólo podrán acceder a la información a la que ya tenían acceso antes de implementar Copilot.

Lo que sí hace Copilot es sacar a la luz políticas de seguridad y accesos mal configuradas que no se habían tenido en cuenta hasta el momento.

Por ejemplo, si una persona del equipo de Marketing accede a través de Copilot a información confidencial, como la nómina de un compañero, significa que siempre ha tenido ese acceso, pero no sabía cómo buscarlo.

Para evitar este tipo de situaciones, en Softeng recomendamos primero limpiar, ordenar y proteger correctamente la información en Microsoft 365 para que Copilot se convierta en un aliado y no en un riesgo.

¿Cómo activar Copilot Microsoft 365?

Para agregar Microsoft 365 lo más recomendable es hacerlo acompañado de un partner de Microsoft que no solo proporcione las licencias necesarias, sino que también facilita la configuración y capacitación, asegurando una implementación eficiente y personalizada según las necesidades específicas de la empresa.

En Softeng, además, sugerimos hacer una prueba piloto de Copilot para Microsoft 365 con un grupo reducido de personas dentro de la organización antes de desplegarlo por completo. Esto permitirá evaluar el impacto en la productividad de los equipos de trabajo e identificar qué ventajas específicas puede ofrecerle al resto de la organización.

Si estás interesado en adoptar la IA en tu organización, Copilot es el punto de partida más rápido y eficiente.

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