Office 365 nos ofrece muchas herramientas que permiten a las empresas de cualquier tamaño impulsar la productividad de sus empleados. No obstante, hay tantas que a menudo los usuarios no saben cuál usar o simplemente no usan la más adecuada para la tarea que necesitan llevar a cabo.

Así que, si estás empezando con Office 365 o quieres saber si usas la herramienta de colaboración más adecuada para las tareas que sueles llevar a cabo.. continúa leyendo, este post es para ti !

Exchange y Outlook

Exchange y Outlook son las aplicaciones de correo electrónico de Office 365. El correo electrónico es una herramienta básica para cualquier organización, está construido bajo estándares y es un componente fundamental de la colaboración empresarial desde hace décadas.

¿Cuándo utilizarlo?

Cuando la necesidad de respuesta no es inmediata o en el caso de no obtener una respuesta en un tiempo prudencial; en ese caso tienes la posibilidad de utilizar otro medio de comunicación más inmediato como, por ejemplo, Skype empresarial.

Existen diferentes maneras de dar prioridad a los correos que resultan muy eficaces como, por ejemplo, marcando estados de prioridad, confirmaciones de lectura o a través de una de las últimas novedades de Outlook 2016, destacando conversaciones con @menciones. En cualquier caso, se debe tener siempre en cuenta que el correo electrónico no tiene sentido urgente y que es una excelente herramienta para colaborar a un ritmo constante.

Skype empresarial

Skype empresarial es un concepto de colaboración totalmente diferente al correo electrónico ya que está diseñado para fomentar las comunicaciones en tiempo real ofreciendo además una solución de videoconferencia completa. Skype empresarial incluye mensajería, voz, vídeo y conferencias en línea en una misma herramienta que une comunicación y colaboración a través de una experiencia sencilla para el usuario.

¿Cuándo utilizarlo?

Skype empresarial es perfecto para situaciones en las que la necesidad de respuesta inmediata es importante, por ejemplo, puedes enviar un mensaje instantáneo para resolver una pregunta rápida o realizar una llamada de audio. Asimismo, la herramienta te permite realizar presentaciones en línea con audio, vídeo, uso compartido de escritorio y pizarra virtual.

Y por si esto fuera poco, Skype empresarial te ofrece una solución integral de voz y videoconferencias con la que puedes realizar eventos online de hasta 10 mil asistentes (Skype Meeting Broadcast), gestionar llamadas telefónicas con planes de precios muy competitivos con Microsoft como proveedor (Pstn Calling) y un servicio de centralita en línea con el que podrás gestionar las llamadas en tu empresa directamente desde Skype (Cloud PBX).

Yammer

Yammer es la red social privada para las empresas en la que se genera un espacio para una comunicación fluida y bidireccional. Reúne todas las características de una red social (conversación, inmediatez, feeds, microbloggins,etc…) trasladado a la empresa y diseñado para que los empleados puedan comunicarse entre sí, agilizando el proceso de comunicación interna respecto a los sistemas tradicionales como reuniones, correo electrónico, etc…

¿Cuándo utilizarlo?

Habitualmente se utiliza para compartir conocimiento con compañeros o colegas de profesión, publicar noticias, abrir debates o formular preguntas, pero sin esperar una interacción inmediata de las conversaciones ya que en la mayoría de los casos las respuestas y participaciones se demoran horas y días.

SharePoint Online

Las herramientas de las que hemos hablado hasta ahora están basadas en la conversación, pero la verdadera colaboración puede ir mucho más allá. SharePoint Online es el concentrador de contenido de tu equipo. Es donde todas las personas con las que trabajas, tanto de tu organización como externas a ella, se reúnen en tiempo real para trabajar, crear y compartir contenido con las aplicaciones de Office y OneDrive para la Empresa.

Con SharePoint, puedes almacenar, sincronizar y compartir documentos fácilmente con usuarios independiente de donde estén ubicados o qué dispositivo utilizan para acceder a la documentación.

Planner

El trabajo en equipo mal organizado puede resultar caótico y para resolver este problema Office 365 te ofrece Planner, la herramienta de organización de trabajo en equipo y colaboración online. Con Planner los equipos puedan crear nuevos proyectos, organizar, asignar y colaborar con las tareas, chatear sobre el proyecto, fijar fechas de vencimiento, actualizar estados y compartir archivos.

Cada plan tiene su propio panel, donde puedes organizar tareas en cubos y clasificar las tareas según el estado o el usuario al que se asignaron.

OneNote

Compartir notas después de una reunión era una tarea que requería de tiempo para transcribir las notas tomadas y enviarlas por correo electrónico a todo tu equipo. Ahora todo este proceso se simplifica con OneNote, el bloc de notas digital de Office 365 que te ofrece un lugar único donde recopilar todas tus anotaciones y compartirlas fácilmente en pocos clics.

OneNote está diseñado para recoger, organizar y compartir materiales sin diseño, por lo general para proyectos, una herramienta general para tomar notas en cualquier situación que guarda y sincroniza automáticamente las notas para que puedas concentrarte en tus pensamientos e ideas.

Colaboración en equipo

Estas herramientas de las que os hemos hablado son las herramientas de colaboración que incluye Office 365, ahora ya sabemos cuándo utilizar cada una de ellas por separado. No obstante, es probable que para determinados proyectos tu trabajo sea mucho más eficaz utilizando una combinación de ellas.

Office 365 incluye herramientas que se adaptan a la manera de trabajar de los equipos ofreciéndoles una solución integrada que les permite colaborar con más eficacia mediante chat, reuniones en línea, la co-autoría, compartición segura de archivos y correo electrónico de grupo. A continuación os hablamos de ellas:

Teams

Microsoft Teams es un nuevo espacio de trabajo basado en chat y diseñado para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo de las empresas. Teams reúne en un espacio común,  las aplicaciones de colaboración necesarias para trabajar en equipo (Chats, Videoconferencias, notas, acceso a contenido, Office Online, planner, entre otras características).

Teams está diseñada para una necesidad de interacción instantánea; inicias una conversación con tu equipo de Teams normalmente esperando una respuesta inmediata para avanzar eficazmente en el proyecto. Una de sus capacidades diferenciadoras es que la herramienta nos ofrece la posibilidad de hacer seguimiento de las conversaciones a través del historial del chat.

Grupos de Office 365

Las diferencias entre Teams y Grupos de Office 365 son menos evidentes puesto que las dos herramientas comparten una gran parte de la infraestructura. De hecho, puedes crear un equipo de Teams a partir de un grupo de Office 365 existente.

Funciona con las aplicaciones de Office 365, de manera que los usuarios pueden realizar co-autoría de los archivos, almacenar archivos en la biblioteca de documentos del grupo, tomar notas con OneNote, organizar y asignar tareas a través de Planner, programar reuniones o enviar correos dentro del grupo.

Una de las diferencias es que Teams centra toda su plataforma en la agilidad del chat mientras que al utilizar Grupos será Outlook su interface habitual para las conversaciones y recursos compartidos.

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La colaboración es uno de los pilares esenciales de la productividad de una empresa y uno de los elementos que causa mayor impacto en la competitividad de ésta ¿pero sabemos gestionarla?

La colaboración consiste en grupos o equipos de personas que se unen para trabajar y alcanzar un objetivo o una meta. No obstante, cada grupo es único con su estilo de trabajo y necesidades propias, conocer el modo en el que desean trabajar, en qué están trabajando y la velocidad a la que se ejecuta el proyecto son algunos de los factores que determinan cuál es la herramienta adecuada que les ayudará a alcanzar sus objetivos.

Colaboración para el estilo de trabajo de cada equipo
Office 365 incluye herramientas que se adaptan a la manera de trabajar de los equipos ofreciéndoles una solución integrada que les permite colaborar con más eficacia mediante chat, reuniones en línea, la co-autoría y compartición segura de archivos, correo electrónico de grupo y una red social corporativa pero ¿Cuándo trabajar con cada una? En este artículo te contamos cuáles son sus diferencias y los escenarios óptimos para cada una.

Microsoft Teams

Comenzamos con la última incorporación a Office 365, Microsoft Teams, un nuevo espacio de trabajo basado en chat y diseñado para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo de las empresas. Teams reúne en un espacio común,  las aplicaciones de colaboración necesarias para trabajar en equipo (Chats, Videoconferencias, notas, acceso a contenido, Office Online, planner, entre otras características).

Teams está diseñada para una necesidad de interacción instantánea; inicias una conversación con tu equipo de Teams normalmente esperando una respuesta inmediata para avanzar eficazmente en el proyecto. Una de sus capacidades diferenciadoras es que la herramienta nos ofrece la posibilidad de hacer seguimiento de las conversaciones  a través del historial del chat.

Además, Microsoft Teams incorpora T-Bot, un asistente de inteligencia artificial que ayuda a los usuarios a familiarizarse con el servicio.

Yammer

Yammer es la red social corporativa por excelencia, con ella puedes crear grupos por equipo, proyecto o tema y mantener conversaciones tipo foro. Habitualmente se utiliza para compartir conocimiento con compañeros o colegas de profesión, publicar noticias, abrir debates o formular preguntas, pero sin esperar una interacción inmediata de las conversaciones ya que en la mayoría de los casos las respuestas y participaciones se demoran horas y días.

Yammer permite mantener un diálogo con toda la empresa de una forma fácil y ordenada. Un espacio ideal para crear comunidades de interés, intercambios de experiencias, etc… Está, por tanto, en un campo de acción más abierto que los equipos de proyectos específicos de que se gestionan con Microsoft Teams o Grupos de office 365.

Grupos de Office 365

Las diferencias entre Teams y Grupos de Office 365 son menos evidentes puesto que las dos herramientas comparten una gran parte de la infraestructura. De hecho, puedes crear un equipo de Teams a partir de un grupo de Office 365 existente.

Funciona con las aplicaciones de Office 365, de manera que los usuarios pueden realizar co-autoría de los archivos, almacenar archivos en la biblioteca de documentos del grupo, tomar notas con OneNote, organizar y asignar tareas a través de Planner, programar reuniones o enviar correos dentro del grupo.

Una de las diferencias por el momento con Teams es que la nueva herramienta de Office 365 no permite colaborar con personas externas y Grupos sí que lo permite. Por otro lado, Teams centra toda su plataforma en la agilidad del chat mientras que al utilizar Grupos será Outlook su interface habitual para las conversaciones y recursos compartidos.

Esta tabla, publicada por Microsoft, recoge una serie de escenarios o necesidades y la herramienta recomendada para cada uno de ellas.

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Los constantes cambios que hoy en día sufren las empresas por la presión de los mercados y la necesidad de reaccionar rápidamente a los mismos, les impulsan a subirse a la nube de Microsoft de manera progresiva. No obstante, su implementación es solo una parte de la ecuación.

En realidad, con el objetivo de obtener un modelo de IT flexible que contribuya verdaderamente a reducir costes, mejorar la productividad y ganar en agilidad,  necesitamos algo más para acabar consiguiendo los beneficios que promete el cloud.

Ya estoy en la nube ¿ Y ahora qué ?

Las empresas que se mueven a la nube tienen dificultades para responder a esta pregunta porque muchas de ellas no tienen planes de contingencia ni tampoco los recursos ni la experiencia necesaria para monitorizar y gestionar correctamente sus aplicaciones, servicios y sistemas en la nube.

La nube simplifica la gestión de las aplicaciones que tenemos en Microsoft Azure y especialmente todo lo relativo a Office 365, aunque los departamentos de TI deben igualmente ser capaces de reaccionar ante problemas o nuevas necesidades, encontrando soluciones rápidas que aseguren la continuidad de su negocio. Asimismo, aparece el reto de saber gestionar este nuevo escenario y hacerlo además con eficacia, manteniendo parte del control y consiguiendo sacar todo el jugo de estar en la nube.

Todo lo anterior sobrecarga a los departamentos de TI colapsándolos con nuevas situaciones que les impiden dedicarse a tareas de mayor valor, provocando incluso que soliciten a dirección contratar personal especializado en tecnologías que como Office 365 y Azure, evolucionan a velocidad de vértigo.

¿Qué coste supone tener personal en plantilla experto en cloud?  

Contar con profesionales especialistas en la nube no solo conlleva los típicos costes de nóminas, seguros, vacaciones, bajas, etc… sino sobre todo la constante necesidad de inversión para que el personal esté siempre preparado y formado en plataformas que evolucionan día a día.

En efecto, aparte de los costes salariales, es necesario por tanto que el personal dedique gran parte de su jornada laboral en estar al día de todas las novedades y en averiguar cómo impactan en su caso, por lo que, para una empresa en la que el Cloud no es su negocio, todo ello supone un coste elevado y difícil de sostener.

¿Por qué las empresas apuestan por los servicios gestionados cloud?

Si comparamos los costes anteriores de tener personal en plantilla frente a contar con un proveedor especialista en gestionar, monitorizar, detectar y solucionar problemáticas de nuestras aplicaciones e infraestructura así como sacarle el máximo partido a la nube, la diferencia es muy significativa.

Contar con un partner de servicios gestionados cloud puede ser muy beneficioso para:

1-Reducir costes de personal: Contratar a suficiente personal y sobre todo, mantenerlo siempre formado con los cambios y mejoras que constantemente introduce Microsoft es extremadamente caro respecto a contar con los servicios de un proveedor cuyo foco de negocio es la nube y que ofrece un coste competitivo y predecible.

2-Reducir costes de consumo cloud: Un proveedor de servicios gestionados como Softeng puede encargarse de reducir el consumo de sus recursos en la nube. Por ejemplo, podemos detectar que ciertos servicios o aplicaciones en Azure no se usan o se usan muy poco en ciertos momentos del día y automáticamente apagar dichos servicios, reduciendo los costes del cliente.

3-Aumentar la eficiencia: El personal de TI de las empresas suele tener muchas responsabilidades y le es imposible estar al día de las novedades que mes a mes Microsoft introduce en la nube, por lo que es difícil que puedan responder rápidamente a necesidades que cuando aparecen, son nuevas para ellos. En cambio, los proveedores especializados en servicios gestionados en la nube, al trabajar con muchos clientes y estar continuamente informados por parte de Microsoft, puedan resolver las problemáticas más rápidamente.

4-Mejorar nuestro negocio: Los servicios gestionados permiten a las empresas reducir notablemente su dedicación en tareas que no tienen un impacto directo en su negocio, pudiendo dedicar su tiempo a centrarse en objetivos más estratégicos.

5. Reducir riesgos: Los servicios gestionados en la nube garantizan al cliente flexibilidad para disponer de un tiempo de respuesta máximo. Además, los proveedores especialistas en la nube de Microsoft, no solo pueden resolver las problemáticas de manera más rápida, sino que gracias a las herramientas de monitorización proactiva de que disponen, a menudo pueden anticiparse antes de que el problema impacte en el cliente.

Soluciones flexibles y a medida: Un contrato de servicios gestionados se compone de coberturas, nivel de servicio y de un precio fijo mensual que cubre todos los servicios requeridos por el cliente.

Las coberturas incluidas básicas pueden extenderse más allá de la propia gestión y monitorización de nuestros sistemas en la nube, para incluir: Consultoría y soporte de primer nivel, garantía de disponibilidad de ciertos recursos, posibilidad de escalar incidencias a Microsoft, implantación de estrategias de optimización de TI, mantenimientos a medida, servicios de helpdesk,  etc…

Además, gracias a la flexibilidad de estos servicios, las empresas pueden elegir opciones híbridas en función de la complejidad de su infraestructura en la nube, combinando la dedicación de su propio departamento de TI con los servicios de su proveedor de servicios gestionados en la nube.

¿Cómo puede ayudarte Softeng?

Hemos visto por qué contar con servicios gestionados por parte de un proveedor especialista en la nube de Microsoft ofrece a las empresas importantes beneficios y es aquí donde Softeng puede ayudarte. Además, con nuestra solución personalizable protegemos tus datos, servidores, servicios y aplicaciones críticas en la nube.

Las coberturas más habituales son:

• Monitorización y gestión de servicios en la nube (Microsoft Azure y Office 365)
• Asistencia remota para apoyo y/o ajustes en la configuración de los sistemas cloud.
• Posibilidad de escalación de casos a Microsoft con máxima prioridad.
• Soluciones de protección y continuidad de negocio
• Mantenimiento de planes de contingencia
• Mantenimiento de aplicaciones de negocio críticas
• Servicios de consultoría para tareas complejas que requieren de mayor expertise
• Visitas presenciales o vía Skype, por parte de un ingeniero certificado Microsoft
• Tiempos de respuesta garantizados, según el nivel de servicio que requiera el cliente.

Nuestra avalada experiencia junto con los beneficios de los servicios gestionados te ayudarán a alcanzar tu objetivo principal:  Mejorar la competitividad de tu empresa

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En los últimos años Microsoft y Softeng, a través de su programa de implementación de Office 365 llamado FastTrack, han ayudado a muchos clientes con diferentes grados de complejidad de IT a adoptar Office 365 de una manera rápida y sencilla reduciendo sus costes de implementación, acelerando el proceso de adopción y ofreciendo importantes subvenciones.

Hasta ahora únicamente los clientes con más de 150 usuarios podían beneficiarse de este programa pero desde hace unos meses Microsoft anunció que ampliaba el soporte a pequeñas y medianas empresas que tengan entre 50 y 149 empleados.

Ahora es el mejor momento para dar el salto a la nube con Softeng y FastTrack

FastTrack ayuda a las empresas a moverse a la nube de la mano de Softeng de una manera rápida y mucho más económica ofreciendo importantes subvenciones, en función del número de puestos adquiridos.

Con el programa tu empresa podrá:

• Probar en horas el servicio de Office 365, sin alterar tu sistema actual.
• Identificar los planes de suscripción más adecuados.
• Implementar Office 365 en tu organización en solo unos pocos días y sin interrupciones.
• Ampliar las capacidades de Office 365 según las necesidades específicas de tu negocio y obtener el máximo valor de la plataforma gracias a nuestros servicios gestionados.
• Ahorrar, obteniendo una importante subvención que reduce al mínimo los servicios de implantación.

Hasta el próximo 30 de junio del 2016, los clientes que adquieran y desplieguen nuevos puestos de Office 365 a través de Softeng podrán beneficiarse de grandes ahorros, en función del número de puestos adquiridos. El resumen la oferta es el siguiente:

• Si adquieres de 50 a 149 puestos ahorras hasta 3.725$
• Si adquieres de 150 a 1000 puestos ahorras hasta 12.762$
• Si adquieres más de 1000 puestos puedes ahorrar hasta un máximo de 60.000$

Servicios y planes elegibles

La oferta es aplicable a nuevos puestos de Office 365 (con un mínimo de 50 licencias) de uno de los siguientes planes y servicios:

• Planes Enterprise (E1, E3, E4, E5 y K1)
• Planes Business (Empresa, Empresa essentials, Empresa Premium)
• Office 365 ProPlus
• Planes individuales de SharePoint Online (Plan 1 y 2)
• Planes individuales de Skype empresarial (Plan 1 y 2)
• Visio Pro para Office 365
• Project Pro para Office 365, Project Online y Project Lite
• OneDrive para la empresa
• Yammer Enterprise
• Planes de Gobierno
• Planes académicos

Softeng es uno de los partners con mayor número de implantaciones de Office 365 y cuenta con la experiencia para ayudarte a mover tu negocio a la nube de una manera rápida, eficiente y sin sobresaltos.

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Cada vez más empleados acceden a la información sensible de las empresas (correo electrónico, documentos y aplicaciones) a través de sus propios dispositivos (Bring Your Own Device o BYOD). Esta nueva tendencia, representa una amenaza significativa para la seguridad de los datos corporativos.

Las preocupaciones del departamento de IT

Una de las funciones del departamento de IT es salvaguardar la información corporativa y ahora que ésta se consume fuera de los límites de la organización, se plantean lo siguiente: ¿Qué pasa ahora que los datos de las empresas están también en los dispositivos móviles de los empleados?  ¿Cómo puede IT controlar el acceso a la información desde dichos dispositivos (Pcs, Tablets, Smartphones)?

Pero no sólo es eso, a esta nueva tendencia se le suma el incremento de aplicaciones Saas para las que se utilizan diferentes contraseñas, provocando que se olviden contraseñas y se tenga que llamar al departamento de IT para restablecer o debloquear cuentas ¿existe solución para resolver el problema de usar múltiples contraseñas en las aplicaciones en la nube?

Para hacer frente a estas preocupaciones, Microsoft nos ofrece Enterprise Mobility Suite: Las capacidades de esta herramienta liberan de trabajo a los departamentos de IT y les permite focalizarse en labores más estratégicas y de mayor valor para tu empresa.

¿Qué es Enterprise Mobility Suite?

Enterprise Mobility Suite (EMS) es una plataforma de identidad y seguridad en la nube de Microsoft diseñada para ayudar a administrar y proteger los dispositivos, las aplicaciones y la información.

La suite está compuesta por 3 servicios basados en la nube que de manera conjunta, ofrecen a las empresas un nivel de protección avanzado. Los servicios se agrupan en:

Gestión de identidad y acceso

Azure Active Directory Premium es una solución de administración de identidades y acceso con un conjunto de funcionalidades que tienen como objetivo proteger el acceso a las aplicaciones locales y en la nube así como ayudar a mantener la seguridad de los datos corporativos. Este servicio incluye entre otras características:

• Inicio de sesión único: Puedes gestionar y unificar identidades entre múltiples plataformas, dispositivos y servicios en la nube (o en local) para lograr un inicio de sesión único. Esto permite que los empleados utilicen una única credencial de acceso, corporativa y segura para acceder a aplicaciones OnPremise y servicios Cloud.
• Autoservicio: Ofrece un portal de autoservicio a través del cual los propios usuarios que olviden una contraseña o bloqueen una cuenta, pueden restablecer sus contraseñas a partir de una pregunta de seguridad o un código enviado a su dispositivo móvil.
• Autenticación Multifactor: Integra una funcionalidad que te ayuda a prevenir el acceso no autorizado a tus datos en la nube a través de una segunda autenticación mediante una App móvil, una llamada telefónica automatizada o un mensaje de texto.

Gestión de dispositivos y aplicaciones móviles

Microsoft Intune es un servicio que proporciona una completa gestión de dispositivos (tanto móviles como PCs) junto con la gestión avanzada de aplicaciones de la empresa para controlar el acceso de los empleados a los datos corporativos y evitar fugas de información. Sus principales características más destacadas son:

• Dispositivos autorizados:  Puedes gestionar todo tipo de dispositivos (IOS, Android, WP y PC’s ) así como establecer políticas de seguridad para los los que pueden acceder a la información corporativa. Con esta función,  tanto emails como documentos de todo tipo sólo pueden ser utilizados por dispositivos autorizados por la compañía e incluso es posible bloquear el uso de conexiones USB.
• Borrado selectivo de datos: Con esta función, si un dispositivo se pierde , ha sido robado o si el empleado ya no forma parte de la organización, los administradores pueden borrar los datos corporativos que había dentro del dispositivo, pudiendo opcionalmente hacerlo sin eliminar los datos personales del usuario.
• Despliegue automatizado de aplicaciones: Permite instalar de manera automatizada nuevas aplicaciones y actualizaciones de las mismas así como de los sistemas operativos.

Protección de la información

Azure Rights Management es una solución basada en directivas y políticas de seguridad que permiten proteger tu información confidencial y asegurar el cumplimiento y la seguridad en la nube o en la infraestructura local. Con Azure Rights Management podrás:

• Crear políticas de seguridad:  Tanto de indentidad y autorización, tales como requerir la contraseña de usuario corporativo para trabajar con el documento, no permitir capturas de pantalla y muchas otras todas destinadas a evitar el acceso a usuarios no autorizados y asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa.
• Establecer directivas: Para proteger tus archivos (SharePoint Online) y correo electrónico (Exchange Online) en cualquier dipositivo y con las que podrás aplicar restricciones tales como no permitir el copiar, cortar y pegar así como protección frente a la impresión de documentos o la descarga de archivos.
• Define reglas de transporte: Para cifrar mensajes de correo electrónico saliente y descifrar respuestas cifradas entrantes o para evitar que un destinatario externo a la organización pueda realizar alguna de estas funciones: acceder y reenviar el contenido de un correo electrónico.

Una solución rentable

EMS es la manera más rentable de adquirir todos los servicios de seguridad en la nube a la vez que representa un importante ahorro de costes frente a soluciones de terceros. Asimismo, EMS se integra totalmente con los servicios de Office 365 entre los que se incluyen Exchange Online, SharePoint Online y Skype for Business haciendo más fácil la protección nativa de correo electrónico y archivos Word, Excel o PowerPoint, entre otros.

En conclusión, Enterprise Mobility Suite es una gran oportunidad para potenciar la estrategia de movilidad de tu empresa convirtiéndola cada vez en una empresa más competitiva y segura. En Softeng, como especialistas en soluciones en la nube de Microsoft te ayudamos a conseguirlo.

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El uso de software ilegal tiene un impacto muy negativo en las empresas ya que además de las importantes sanciones legales, el software no licenciado expone a las compañías a fallos críticos  y pérdidas de datos debido al riesgo de que contengan virus. ¿realmente merece la pena el riesgo?

En este artículo os contamos las consecuencias y el riesgo del uso de software no licenciado y os ofrecemos una solución para resolver este problema!

Las consecuencias legales

En ocasiones, las empresas no tienen el software correctamente licenciado por desconocimiento o descuido y no son conscientes de que la legislación española considera el uso de software no licenciado como una infracción grave. Desde el pasado 1 de julio del 2015 entró en vigor la reforma de Código Penal que endurece las penas por el uso de software ilegal a empresas y empresarios y que contiene las siguientes implicaciones:

• Responsabilidad directa de los administradores con penas de hasta cuatro años de prisión.
• Multas por cuota o proporcional que pueden ascender a los 280.000 euros.
• Disolución de la persona jurídica, lo que producirá la pérdida definitiva de la personalidad jurídica, así como de la capacidad de actuar de cualquier modo en el tráfico jurídico, o llevar a cabo cualquier clase de actividad, aunque sea lícita.
• Clausura de locales y establecimientos de la empresa por un plazo que no podrá exceder de cinco años.
• Inhabilitación para obtener subvenciones y ayudas públicas, para contratar con el sector público y para gozar de beneficios e incentivos fiscales o de la Seguridad Social.
• Intervención judicial para salvaguardar los derechos de trabajadores o acreedores.

Las consecuencias en tus sistemas

Además de las consecuencias legales, las empresas que utilizan software ilegal están expuestas a fallos críticos y pérdidas de información confidencial y pueden experimentar:

• Riesgo a ataques de virus, troyanos o malware que ponga en peligro la estabilidad y seguridad de toda la infraestructura informática.
• Ausencia de actualizaciones y mejoras del producto.
• Ningún tipo de garantía y soporte técnico en el caso de fallos del programa.

¿Cómo puede ayudarte la nube?

Resolver un problema de licenciamiento comprando las últimas versiones del software puede ser extremadamente caro y por ese motivo podemos caer en el error de considerar que el uso de software no licenciado representa un ahorro y esto no es correcto! Las 3 consecuencias en tus sistemas comentadas anteriormente provocan pérdida de tiempo y productividad, y por tanto, pérdida de dinero para la empresa. En este sentido, la nube de Microsoft te ayuda a resolver los problemas de licenciamiento a través de Office 365, la plataforma que ofrece a las empresas un ahorro en todos los sentidos.

Con Office 365 puedes legalizar tu empresa fácilmente a través de un servicio de suscripción, evitando costes de propiedad e inversiones por adelantado, con la ventaja de contar siempre con las últimas versiones de sus productos, la flexibilidad de agregar usuarios y servicios en cualquier momento y con la tranquilidad de disponer de un soporte técnico telefónico 24 x7 por parte de Microsoft.

Además, con Office 365  puedes controlar y gestionar fácilmente tus licencias de software a través de su consola de administración, liberando carga de trabajo a tu departamento de IT permitiéndoles focalizarse en labores más estratégicas y de mayor valor para tu empresa.

Ahora que ya conoces las ventajas de la nube y cómo resolver tus problemas de licenciamiento y ahorrar al mismo tiempo, como partners especialistas en Office 365 te invitamos a que conozcas cómo podemos ayudarte

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Microsoft ha anunciado las novedades de la última actualización de su servicio de almacenamiento en la nube para empresas, OneDrive para la empresa. Sus novedades van dirigidas a la mejora de su servicio en la nube ofreciendo almacenamiento ilimitado para los clientes de planes empresariales de Office 365 y mejoras en la productividad de las empresas gracias al nuevo cliente de sincronización de OneDrive para empresas.

¿Qué es OneDrive para la empresa?

Es un servicio en la nube con el que puedes almacenar, sincronizar y compartir tus archivos de trabajo. Como parte de Office 365 y SharePoint, OneDrive para la empresa te permite actualizar y compartir tus archivos desde cualquier lugar y trabajar en documentos de Office con otros usuarios al mismo tiempo.

Almacenamiento ilimitado en OneDrive para empresas

Microsoft nos ha dado la grata sorpresa de anunciar que recibirán almacenamiento ilimitado de OneDrive para empresas las suscripciones de Office 365 de más de 5 usuarios y que pertenezcan a cualquiera de los siguientes planes:

Los planes que se benefician son:

• Office 365 Enterprise E3, E4 y E5 (y también los planes con precio de gobierno)
• Office 365 Educación
• OneDrive para empresas plan 2 y SharePoint Online Plan 2

La compañía comenzará a incrementar el almacenamiento a finales de este mes, empezando por un aumento automático de 1 TB a 5 TB. Está previsto que el despliegue finalice antes de final de marzo. No obstante, los clientes que necesiten más almacenamiento podrán solicitarlo contactando directamente con soporte de Microsoft.

Nuevo cliente de sincronización

El nuevo cliente de sincronización de OneDrive para empresas ofrece mejoras de rendimiento y potentes funcionalidades que dotan a la herramienta de una mayor velocidad y fiabilidad en la experiencia de uso, además de incluir nuevas capacidades como la elección de las carpetas para sincronizar, soporte de ficheros de hasta 10 Gb y la eliminación del límite máximo de sincronización de 20 mil ficheros. El cliente de sincronización está disponible para Windows 7, 8 y 10 (se añadirá soporte para 8.1 en el primer trimestre de 2016) y Mac OS X 10.9 y superior.

Por el momento, el nuevo cliente de sincronización soporta sólo sincronización de documentos de OneDrive para la empresa pero en próximos lanzamientos se agregará el soporte para librerías de documentos de SharePoint. Asimismo, la compañía ha anunciado que están trabajando de manera activa en otras importantes características como la integración de Office para apoyar la co-autoría de documentos y escenarios de colaboración, todas ellas planeadas para lanzarse en el segundo trimestre del 2016.

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Ya está disponible Office 365 Enterprise E5, el nuevo plan de Office 365 que ofrece un conjunto de potentes capacidades con las que Microsoft se ha propuesto favorecer la modernización de las empresas ofreciéndoles el plan de productividad y comunicaciones más completo y seguro de toda la familia de planes  de Office 365.

Office 365 Enterprise E5 reúne el paquete completo de servicios de Office 365 junto con nuevas y potentes funcionalidades, combinadas con las aplicaciones de Office 2016 recién lanzadas y que hacen que la colaboración entre los usuarios sea más fácil que nunca.

Las principales novedades se pueden agrupar en 3 pilares:

• Completa solución integrada para videoconferencias con Skype empresarial
• Herramientas de análisis y visualización de datos con Business Intelligence
• Seguridad avanzada

A continuación entramos en detalle en cada una de las novedades:

Solución de videoconferencia completa con las nuevas capacidades de Skype empresarial

La plataforma de comunicaciones de Office 365 alcanza una nueva dimensión ofreciendo una única plataforma de comunicaciones y colaboración con una experiencia sencilla para el usuario, incorporando: la posibilidad de realizar eventos Online de hasta 10 mil asistentes (Skype meeting broadcast), Conferencias RTC y Centralita en la nube (Cloud PBX).

Skype Meeting Broadcast
Este nuevo servicio permite realizar una reunión a través de internet para un máximo de 10.000 asistentes que pueden unirse desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, e interactuar en la reunión. 

Conferencias RTC
Esta nueva funcionalidad permite a usuarios invitados a una reunión unirse a éstas con un teléfono fijo o móvil a través del acceso telefónico tradicional y sin necesidad de disponer de acceso a internet.

Centralita en la nube
Este servicio nos permite gestionar las llamadas (recibir y enviar llamadas, desviar llamadas, Buzón de voz) a través de skype empresarial. Por el momento en España las funcionalidades de este nuevo servicio son las básicas, los servicios de llamada en espera o música no están disponibles.

Los planes de llamada se siguen contratando con nuestro proveedor habitual, en la actualidad en Estados Unidos Microsoft está ofreciendo también los planes de llamada pero para el resto del mundo todavía no hay fechas de disponibilidad.

Herramientas de análisis: Business Intelligence

Estas nuevas capacidades otorgan a las empresas la capacidad de utilizar la información disponible en la compañía de una forma sencilla para el usuario mediante reportes más interactivos, simples y atractivos gracias a Power BI Pro y Delve Analytics.

Power BI PRO
Power BI es la herramienta de Business Intelligence de Microsoft que permite la creación y visualización de informes avanzados y cuadros de mando desde distintos orígenes de datos. La versión PRO incluida en este plan nos permite publicar una innumerable cantidad de modelos de datos e integrar información de fuentes heterogéneas. Esta versión aumenta el límite de capacidad de datos a 10 GB (la versión gratuita es de 1 Gb), ofrece mayor potencia en la actualización de datos (hasta 1 millón de filas por hora) y permite el uso de herramientas de colaboración de Office 365 con las que podrás compartir cuadros de mando e informes personalizados con grupos de usuarios.

Con Power BI Pro los usuarios tienen la capacidad y la independencia de poder explotar de una forma muy rica y potente la información de la empresa a través de consultas en lenguaje natural y sin necesidad de tener conocimientos técnicos o estadísticos, haciendo más fácil identificar riesgos y encontrar nuevas oportunidades de negocio que favorezcan el crecimiento de la empresa.

Delve Organizational Analytics

Delve es el buscador inteligente incluido en los actuales planes empresariales de Office 365, que ofrece a los empleados de la compañía la información que necesitan de una forma muy sencilla, mostrando a través de mapas de trabajo la información que hemos compartido con otros compañeros o qué documentos hemos publicado. Ahora con Delve Analytics, incluido en el nuevo plan, el servicio da un paso más allá ayudándonos a entender como gestionamos nuestro propio tiempo, ofreciendo un servicio de análisis en tiempo real de tus interacciones o las de tu equipo (cuantas horas de la semana has estado en reuniones, cuanto tiempo has dedicado al correo electrónico……) que ayuda a las empresas a entender mejor el funcionamiento de su negocio y mejora la forma en la que los trabajadores interactúan entre sí.

Delve analytics, a través de un nuevo Dashboard, muestra gráficos que recogen datos del Calendario, Correo electrónico, las comunicaciones de Skype y la actividad con los equipos de Yammer.

Seguridad avanzada

En Microsoft la seguridad y privacidad de los datos de los clientes es una máxima y por ello con estos nuevos servicios la compañía ofrece aún más control sobre la seguridad de los datos con mayor privacidad, transparencia y mejores controles para el usuario gracias a: Customer LockBox, Avanced Threat Protection y Equivio Analytics for eDiscovery

Customer Lockbox
 Con esta nueva capacidad de seguridad la compañía ofrece una garantía adicional a los clientes de Office 365 en lo que respecta a la protección de datos otorgando a los clientes un control absoluto de sus datos.

Con Customer Lockbox el cliente controla explícitamente todos los accesos a sus datos, serán ellos mismos los que tendrán en su mano la posibilidad de autorizar o denegar, a través de la consola de administración de Office 365,  el acceso a ingenieros de Microsoft cuando éstos, por motivos puntuales, necesiten acceder al contenido de los clientes para la asistencia o resolución de incidencias.

Desde la consola de administración de Office 365 todas las actividades de control de acceso quedarán registradas y podrán ser supervisadas.

Advanced threat protection
La protección contra amenazas avanzadas de Exchange Online (ATP) es un servicio de filtrado de correo basado en la nube que ayuda a proteger a tu empresa contra cualquier nuevo tipo de ataque sofisticado. Incluye capacidades de protección contra malware y virus así como protección contra URLs maliciosas en tiempo real. Asimismo, la ATP dispone de informes y capacidades de seguimiento avanzadas de URLs que proporcionan a los administradores de TI una perspectiva sobre el tipo de ataques que está recibiendo la organización.

Equivio Analytics para eDiscovery
eDiscovery es el servicio de exhibición de documentos electrónicos de Office 365 con el que las empresas pueden identificar, retener y exportar el contenido que se encuentra en Office 365 con miras a una investigación interna de la empresa o una solicitud legal. El nuevo plan incluye Equivio Analytics para eDiscovery, una solución que incorpora Machine learning y análisis de texto que ayuda a reducir los riesgos inherentes a la hora de gestionar grandes cantidades de datos para e-Discovery. La solución aprende de la manera en que los usuarios buscan la información para mostrar la información más relevante. 

Este nuevo plan complementa la oferta de productividad que Microsoft ofrece con su planes de Office 365 actuales, el plan E1, E3 y el E4 aportando un nuevo valor empresarial a Office 365. Los planes pueden ser combinados entre si de manera que cada usuario de la empresa tenga un plan adaptado a su uso de Office 365.

Sin duda, una vez más, Microsoft nos demuestra que trabaja duro evolucionando y mejorando constantemente Office 365 con el objetivo de ofrecer a las empresas la mejor experiencia en productividad

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En el segundo trimestre del 2016 podremos disfrutar de la nueva versión de la plataforma de colaboración de Microsoft, SharePoint 2016 y para que te vayas haciendo un idea de todas sus mejoras y novedades hemos preparado un resumen con las más destacadas.

A grandes rasgos podemos decir que la nueva versión de SharePoint viene con importantes novedades además de una mayor integración con Office 365 y mejora de los modelos de híbridos. Sus áreas de mejora y novedades se centran en: Experiencia de usuario, Integración con nube híbrida y cumplimiento y seguridad.

Experiencia de Usuario

Conscientes de la importancia de la movilidad, Microsoft ha querido mejorar este aspecto en la nueva versión de SharePoint ofreciendo una mejor experiencia de uso desde dispositivos móviles para acceder al contenido, las personas y a las aplicaciones.
Estas mejoras ofrecen una gestión de archivos y colaboración documental sin precedentes y una experiencia táctil sencilla y adaptada a cualquier dispositivo con nuevos controles que simplifican la manera en la que el usuario interactúa con los documentos y los elementos de una lista.  Asimismo, se ha mejorado OneDrive para conseguir que sea el centro natural de los ficheros y se ha aumentado el soporte de archivos hasta 10GB de tamaño así como la previsualización de imágenes y videos.

Por otro lado, la nueva versión vienen con un lanzador de aplicaciones similar al que nos ofrece Office 365 y que facilita a los usuarios el abrir aplicaciones desde la barra de navegación superior.

Integración con nube híbrida

Una de las novedades más destacadas de la nueva versión de SharePoint es la solución híbrida que nos ofrece Microsoft para combinar SharePoint Server y SharePoint Online para que las empresas que aún no tengan sus servicios en la nube puedan beneficiarse de las capacidades de rendimiento y fiabilidad de ésta.

La integración ofrece una nueva característica de búsqueda híbrida a través de Office Delve que permite a los usuarios de Office 365 que también usan servidores locales de SharePoint, acceder fácilmente a los archivos almacenados en su empresa y en la nube de Microsoft.  La indexación del buscador se realiza a través de Office 365 por lo que se reduce drásticamente el trabajo que tienen que realizar los servidores locales.

Otra de las importantes novedades que nos ofrece SharePoint 2016 es la mejora en la gestión IT a la hora de integrar SharePoint Server con otros productos como Exchange Server, SQL Server y Windows Server.

Cumplimiento

El cumplimiento de las leyes es fundamental para las organizaciones y afecta a los documentos digitales de éstas . Es por este motivo que la nueva versión incluye muchas capacidades que aseguran la protección de la información sensible de la empresa. Las novedades incluyen mejoras en DLP (Data Loss Prevention), nuevos escenarios de encriptación y mejoras en las herramientas de compliance tanto en SharePoint on-premise como en SharePoint online, que aseguran que las acciones de los usuarios sobre los documentos de la empresa cumplen con las políticas de ésta.

Como conclusión final podemos decir que esta nueva versión está muy centrada en ser sencilla para los usuarios y en facilitar el trabajo a los administradores de IT a través de capacidades avanzadas de gestión. Desde el pasado 24 de Agosto Microsoft ha lanzado una versión en preview para los administradores de TI que reúne las características más básicas con el objetivo de obtener una feedback real antes de lanzar la versión definitiva en el segundo trimestre del 2016.

Desde Softeng, estamos evaluando la nueva versión preliminar para poder conocerla en profundidad y asesorarte de la mejor manera posible.

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El pasado Abril Microsoft lanzaba la plataforma de comunicación Skype Empresarial como sustituta de Lync Online , ofreciendo lo mejor del mundo de consumo y del profesional: la sencillez de uso de Skype utilizado por millones de personas para conectarse con amigos y familiares de todo el mundo, junto con la empresarial Lync Online , usada por millones de empresas y que ofrece robustas características de presencia, mensajería instantánea y videoconferencia.

Ahora, Microsoft ha lanzado nuevas capacidades para Skype empresarial que convierten a la plataforma de comunicaciones unificadas de Office 365 en una solución todavía más poderosa.

Veamos lo que viene….
Microsoft incluirá 3 nuevos servicios, disponibles ya en versión preliminar y que os detallamos a continuación:

Skype Meeting Broadcast

Este nuevo servicio disponible para clientes de Office 365 a nivel global, permite realizar una reunión a través de internet para un máximo de 10.000 asistentes que pueden unirse desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, e interactuar en la reunión.

Este nuevo servicio te permitirá producir, asistir y difundir reuniones para grandes audiencias en línea y acoger grandes reuniones virtuales tales como los webinars públicos.
 

Conferencias desde telefonía tradicional (red pública / PSTN)

Esta nueva funcionalidad permite a usuarios invitados a una reunión unirse a éstas marcando un teléfono fijo o móvil a través del acceso telefónico tradicional y sin necesidad de disponer de acceso a internet. Esta solución por el momento sólo está disponible para los clientes de Office 365 de EEUU.

Centralita en la nube (Cloud PBX con llamadas PSTN)

Este servicio nos permite gestionar las llamadas (recibir y enviar llamadas, desviar llamadas, Buzón de voz) a través de skype empresarial. Por el momento en España las funcionalidades de este nuevo servicio son las básicas, los servicios de llamada en espera o música no están disponibles.

Los planes de llamada se siguen contratando con nuestro proveedor habitual, en la actualidad en Estados Unidos Microsoft está ofreciendo también los planes de llamada pero para el resto del mundo todavía no hay fechas de disponibilidad.

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