*Artículo actualizado en noviembre del 2024.
En los 10 años desde la primera publicación de este artículo, las herramientas que usamos todos los días de Office 365, ahora Microsoft 365, como Word, Excel, Power Point, OneNote y Outlook, entre otras, han evolucionado para ayudar a los equipos de trabajo a ser más productivos. Este último año más que nunca, con la incorporación de la IA generativa en Office 365 con Microsoft 365 Copilot. Por eso, actualizamos este artículo con las preguntas más frecuentes sobre cómo aprovechar al máximo la inteligencia artificial en las herramientas de trabajo cotidianas.
La inteligencia artificial se ha integrado con naturalidad en nuestras vidas. A nadie le parece ya extraño interactuar con un asistente virtual para que le recuerde una cita o desbloquear el móvil con nuestros rasgos faciales.
En el ámbito del trabajo este cambio es un poco más reciente. El lanzamiento de Copilot en las aplicaciones de Microsoft 365 (antes Office 365) ha permitido ver el poder de la IA en acción en casi todas nuestras tareas diarias, desde redactar un correo en Outlook, crear presentaciones desde cero en Power Point, hasta resumir reuniones virtuales de Teams.
Si bien son muchas las organizaciones que ya lo están implementando y viendo sus resultados, algunas aún tienen dudas sobre cómo sus equipos pueden aprovechar la IA. Por eso, hemos recopilado las preguntas más comunes que nuestros clientes nos plantean antes de incorporar Copilot en Microsoft 365.
¿Qué diferencia hay entre Copilot en Microsoft 365 y ChatGPT?
Aunque Copilot para M365 y ChatGPT son herramientas de inteligencia artificial generativa, tienen enfoques distintos.
Mientras que ChatGPT es gran herramienta para mantener conversaciones, crear contenido y resolver dudas sobre distintos temas, Copilot en Microsoft 365 está diseñado específicamente para integrarse en las aplicaciones de trabajo dentro del ecosistema de Microsoft, ayudando a las personas en sus tareas diarias de oficina consultando información específica de la organización.
¿Con qué aplicaciones de Office 365 funciona Copilot?
Copilot funciona con las principales aplicaciones de Microsoft 365, incluyendo Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams, entre otras.
- Word: Ayuda a redactar documentos y generar contenido de manera más rápida.
- Excel: Facilita el análisis de datos y la creación de informes complejos.
- Power Point: Permite crear presentaciones a partir de simples indicaciones, generando diapositivas y sugerencias de diseño automáticamente.
- Teams: Ayuda a resumir reuniones y proporciona seguimientos claros para los equipos.
¿Qué puede hacer Copilot en Outlook?
Outlook es una de las aplicaciones de Microsoft 365 donde los usuarios pueden encontrar un gran valor a Copilot. Entre sus principales ventajas, las que más resaltan son:
- Redactar correos electrónicos a partir de instrucciones breves.
- Obtener sugerencias de respuestas basadas en el contexto de la conversación.
- Organizar correos prioritarios, permitiendo centrarse en los temas más importantes.
Además, Copilot puede resumir hilos largos de correos, extraer puntos clave y ayudarte a programar reuniones dentro de la misma aplicación.
¿Copilot en Office 365 es seguro?
Copilot hereda todas las políticas de seguridad y cumplimiento que ya están establecidas en tu organización. Esto significa que los usuarios sólo podrán acceder a la información a la que ya tenían acceso antes de implementar Copilot.
Lo que sí hace Copilot es sacar a la luz políticas de seguridad y accesos mal configuradas que no se habían tenido en cuenta hasta el momento.
Por ejemplo, si una persona del equipo de Marketing accede a través de Copilot a información confidencial, como la nómina de un compañero, significa que siempre ha tenido ese acceso, pero no sabía cómo buscarlo.
Para evitar este tipo de situaciones, en Softeng recomendamos primero limpiar, ordenar y proteger correctamente la información en Microsoft 365 para que Copilot se convierta en un aliado y no en un riesgo.
¿Cómo activar Copilot Microsoft 365?
Para agregar Microsoft 365 lo más recomendable es hacerlo acompañado de un partner de Microsoft que no solo proporcione las licencias necesarias, sino que también facilita la configuración y capacitación, asegurando una implementación eficiente y personalizada según las necesidades específicas de la empresa.
En Softeng, además, sugerimos hacer una prueba piloto de Copilot para Microsoft 365 con un grupo reducido de personas dentro de la organización antes de desplegarlo por completo. Esto permitirá evaluar el impacto en la productividad de los equipos de trabajo e identificar qué ventajas específicas puede ofrecerle al resto de la organización.
Si estás interesado en adoptar la IA en tu organización, Copilot es el punto de partida más rápido y eficiente.