El pasado mes de marzo, Microsoft Teams, la herramienta diseñada para mejorar la comunicación y la colaboración de los equipos de trabajo de las empresas, cumplió dos años. Para celebrar su aniversario, Microsoft publicó una imagen con números que demuestran el espectacular grado de adopción que está teniendo la herramienta de Office 365 en todo el mundo.
Durante todo este tiempo, Teams ha ido evolucionando significativamente, tanto en nuevas capacidades que aprovechan la Inteligencia Artificial, como en el uso por parte de los clientes ((Hoy en día lo utilizan más de 500.000 empresas) convirtiéndola en la herramienta central de las comunicaciones inteligentes en Office 365, así como un perfecto espacio de trabajo en equipo que une grandes servicios colaborativos de la plataforma como SharePoint Online, Planner, Stream, Forms, Power BI, etc…
En este artículo vamos a hacer un repaso de las novedades más destacadas y las que vendrán durante este año.
Comunicaciones inteligentes
A mediados del 2017 Microsoft nos sorprendía con el anuncio de la fusión entre Skype empresarial y Teams con el objetivo de convertir gradualmente a Teams en el cliente principal para las «Comunicaciones Inteligentes» en Office 365.
Con esta nueva visión la compañía pretende ofrecer una única herramienta que permita completar tareas de comunicación de forma más efectiva, con el mínimo cambio de contexto, permitiendo a sus usuarios participar en reuniones más productivas y organizando mucho mejor la comunicación diaria.
El futuro de las reuniones
Combinando comunicaciones, colaboración e inteligencia se podrá controlar el ciclo de vida completo de una reunión en línea:
- Antes de una reunión, Teams descubrirá documentos relevantes e información útil sobre los participantes para ayudarte a preparar la reunión.
- Durante la reunión, las conversaciones se grabarán, se transcribirán a texto, se podrán traducir y se les añadirá código de tiempo y reconocimiento de voz, que permitirá asociar a cada persona con lo que ha hablado en la reunión.
- Después de la reunión, la grabación en la nube y la transcripción del diálogo se añadirá al canal para que estén disponibles para todos los miembros del equipo.
A partir de este anuncio Microsoft ha ido mejorando las capacidades de comunicación en Teams introduciendo características propias de Skype empresarial como:
- Reuniones programadas.
- Calendarios de Outlook.
- Funciones de llamada (incluidas las entrantes y salientes a números PSTN).
- Funciones de espera, transferencias de llamadas y buzón de voz.
- Sala de espera de la reunión para los participantes.
- Estados de presencia unificados entre Teams y Skype empresarial (Disponible, ocupado o en una llamada).
- Incorporación de los contactos de Skype empresarial a Teams.
- Interoperabilidad entre Skype empresarial y Teams (permitiendo que los usuarios de las dos herramientas se puedan comunicar).
- Centro de administración conjunto para Microsoft Teams y Skype Empresarial en Office 365, para facilitar la gestión de los departamentos de IT.
- Se pueden hacer grabaciones de cualquier reunión y dejarlas almacenadas en el equipo de Teams. Además de forma automática, se puede transcribir la voz a texto y codificar los tiempos de la reunión y los diálogos para que los miembros puedan, posteriormente, leer los subtítulos, buscar en la conversación y reproducir parte de la reunión.
- Desenfoque de fondo en vídeo para difuminar el fondo en una llamada de video para que los asistentes se centren en la persona que habla y no en lo que hay detrás de ella.
Cuando la fusión se complete, Microsoft Teams se convertirá en la herramienta central de las comunicaciones inteligentes en Office 365, así como un perfecto espacio de trabajo en equipo que seguirá uniendo grandes servicios colaborativos de la plataforma como SharePoint Online, Planner, Stream, Forms, Power BI, etc…
Acceso a invitados
Durante el pasado año se lanzó una nueva capacidad de la herramienta que permitía el acceso a personas externas al equipo de trabajo. No obstante, el requisito para poder ser invitados era el de tener una cuenta de Azure Active Directory (Azure AD). Ahora, la capacidad de Acceso a invitados se amplía a cualquier persona con una cuenta profesional o personal como Outlook e incluso Gmail.
Obtén acceso a una vista personal de tus aplicaciones
El nuevo espacio de aplicaciones personales te permite obtener acceso fácilmente a las aplicaciones que más usas y ver los elementos que tienes asignados. De esta manera, podremos acceder fácilmente a nuestras citas en Planner o acceder a nuestras notas en OneNote.
Aquí también encontrarás la función “Quién”, una nueva aplicación con tecnología de Microsoft Graph, con la que podremos buscar a contactos de tu organización y obtener información de ellos.
Descubre aplicaciones para Teams en la nueva Store
Buscar y descubrir nuevas aplicaciones y servicios en Teams ahora es más fácil con la nueva sección «Tienda». Teams ofrece a sus usuarios un nuevo catálogo de aplicaciones para ampliar la experiencia de usuario. Gracias a su amplio abanico, todos los usuarios pueden encontrar plataformas con las que agilizar sus diferentes tareas. Asimismo, teams ha incluido una búsqueda por nombres y categorías para dar con la solución más ajustada al instante.
Agilidad para trabajar en teams gracias a los comandos
A través de los comandos, situados en la barra superior de la pantalla de Teams, podrás formular consultas para navegar directamente hasta la respuesta que necesites. La variedad de acciones que puedes llevar a cabo es muy amplia, con sólo escribir los parámetros «/» o «@» en el cuadro de comandos, el menú se desplegará mostrando acciones como la de agregar usuarios, cambiar nuestro estado, ir a un canal de determinado, llamar a un compañero y mucho más.
Con el parámetro «@» podrás buscar lo que necesites Con el parámetro «/» podrás ejecutar acciones en equipos
Microsoft está trabajando en futuras funciones como la de crear tareas para la gestión de proyectos. Gracias a esta nueva función la barra de comandos nos mostrará una lista de acciones que nosotros previamente habremos asignado a las aplicaciones que más utilicemos.
Teams y el GDPR
A través del centro de cumplimiento y seguridad de Office 365 ahora podemos establecer políticas de retención para los Teams creados, lo que ayudará a que podamos cumplir con los requerimientos de seguridad y el nuevo reglamento europeo de protección de datos (GDPR).
Podemos aplicar políticas de retención a toda la organización, a usuarios o Teams específicos, y decidir de forma proactiva si conservar contenido o eliminar contenido de conversaciones, chats y mensajes de canal.
Las novedades que vienen durante este 2019
A continuación, hablamos de las novedades que vendrán a lo largo de este 2019 y que continúan con la visión de Microsoft de mejorar las comunicaciones inteligentes de la herramienta:
- Fondos personalizados: Llevan la tecnología de desenfoque de fondo que incluye Teams un paso más allá, permitiendo a los participantes seleccionar qué quieren que se vea tras ellos en las videollamadas, como por ejemplo el logotipo de la empresa o un entorno de oficina cuando se trabaja desde casa.
- Cámaras de contenido y captura inteligente en las reunione: Muy pronto se podrá utilizar una cámara adicional para capturar contenido. Por ejemplo, si en una reunión que se esté llevando a cabo a través de Teams, se realiza un brainstorming y la información se apunta en una pizarra analógica, los usuarios remotos que no se encuentren en la sala pueden aprovechar el nuevo procesamiento de captura inteligente de Microsoft para obtener, enfocar, redimensionar y mejorar las imágenes y el texto de la pizarra.
- Microsoft Whiteboard en Teams: Proporciona un lienzo digital infinito para que los participantes en las reuniones a través de Microsoft Teams trabajen directamente de forma conjunta. Gracias a esta integración de Whiteboard en Teams, que Microsoft prevé lanzar dentro de poco (ya se encuentra en versión preview pública), todos los asistentes a una reunión a través de Teams pueden contribuir y participar activamente en la conversación.
- Subtítulos en vivo: Que hacen que las reuniones de Teams sean más inclusivas para los asistentes que son sordos, que tienen problemas de audición que cuentan con diferentes niveles de dominio del idioma en el que se esté llevando a cabo la reunión, o que se encuentran en un lugar con mucho ruido que les impide escuchar de forma correcta. Microsoft ha anunciado esta nueva mejora para Teams, que permite a los asistentes leer los pies de foto de los oradores en tiempo real y así mejorar la sincronización entre ellos. (La versión preview en inglés estará disponible en breve).
- Canales privados seguros: Permiten personalizar qué miembros del equipo pueden ver conversaciones y archivos asociados con un canal. Se puede restringir la participación y permitir el acceso al canal cuando sea necesario, sin necesidad de tener que crear equipos separados para limitar la visibilidad.
- Prevención de pérdida de datos (DLP): En chats y conversaciones permite a los clientes detectar, proteger automáticamente y monitorizar la información confidencial que se comparta en estos canales. Al crear políticas de prevención de pérdida de datos, los administradores pueden ayudar a evitar que la información confidencial (como números de tarjetas de crédito, datos de la Seguridad Social o registros de salud) se comparta o filtre involuntariamente, ya sea dentro o fuera de la organización. (Ya disponible en todos los planes Office 365 y Microsoft 365 que incluyen Office 365 Advanced Compliance).
Las mejoras y las nuevas capacidades de Microsoft Teams posicionan a la herramienta de Office 365 como la principal dentro de la colaboración empresarial.
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