En un mercado tan competitivo tu empresa necesita las mejores herramientas de productividad para mantenerse por delante de la competencia, reduciendo tiempos y costes de mantenimiento. Para ello Microsoft y Google nos ofrecen soluciones en la nube que pueden satisfacer nuestras necesidades, pero ¿Cuál es mejor solución para tu empresa?
Comparando la funcionalidad
Google Apps ofrece una interfaz de usuario extremadamente simple. A cambio , la prestaciones que ofrece y la funcionalidad queda muy limitada cuando la comparamos con Office 365, lo que impacta negativamente en la productividad de los usuarios. Según comentarios de ex-clientes, las principales quejas sobre Google Aps, (aparte de la privacidad de los datos sobre la que hablaremos luego), se centran en impedimentos para editar correctamente archivos Office, la incapacidad de poder trabajar en modo offline y la falta de integración entre sus múltiples aplicaciones y utilidades.
Office 365 , en cambio, nos ofrece un conjunto de herramientas familiares para los usuarios que ya trabajan con Office, con una funcionalidad más rica pero a la vez fácil de usar y con una cuidada integración entre los distintos aplicativos. Además, aparte de poder trabajar offline, Office 365 permite a las empresas prevenir fugas de información y obtener unas capacidades de comunicación entre empleados y colaboradores mucho más rica (por ejemplo compartir escritorio y aplicaciones , hacer conferencias hasta con 250 participantes versus los 15 de Google así como disponer información de presencia de los usuarios en tiempo real y integrada en toda la suite).
Comparando privacidad y seguridad de tus datos
Google Apps tiene una política de escasa protección de la privacidad. De hecho, el uso publicitario que hace de la información de sus usuarios le ha supuesto la apertura de investigaciones por parte de la Unión Europea , EEUU y el «veto de algunos países a usar sus servicios para empresas«. Adicionalmente, la Agencia de Protección de Datos Española no ha validado a Google para cumplir la LOPD. Actualmente es posible ya negociar con Google la garantía de que los datos estén en Europa aunque la AEPD requiere solicitar permiso caso por caso. Todo ello , hace que Google sea una opción poco indicada para las empresas que se preocupan por la privacidad y seguridad de su información.
Office 365 , en cambio, opera con una política de seguridad estricta y auditada, sin acceder a tus datos y garantizándote la eliminación de éstos si el servicio termina. Asimismo, la Agencia Española de Protección de Datos ha declarado, tras analizar el servicio y los modelos de contratos de Office 365, que éstos ofrecen a los clientes la solvencia y las garantías adecuadas para exportar sus datos personales a Microsoft al amparo de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) confirmando a Microsoft como el único proveedor Cloud que ofrece estas garantías.
Comparando la flexibilidad de los planes
Google Apps, para dar el salto a la nube, es una cuestión de todo o nada ya que ofrece el mismo servicio para todos los usuarios de la empresa, obligando además a trasladarlo todo a la nube sin posibilidad de soluciones híbridas.
Office 365 , en cambio, te ofrece una amplia gama de planes que se adaptan a tus necesidades empresariales y te permiten moverte a la nube a tu propio ritmo, con la mínima interrupción en tu entorno de TI actual y pagando únicamente por lo que usas.
Comparando costes ocultos
Uno de los motivos por los que algunas empresas inicialmente se plantean Google Apps es por la aparente (y ligera) diferencia de precios respecto a Office 365. No obstante, debes tener en cuenta que hay una serie de factores , a menudo desconocidos por los clientes, que impactan en el coste final real.
Google Aps: Una vez el cliente dispone de Google Apps , los clientes se percatan que tienen que ir comprando herramientas de terceros que además hay que integrar y mantener. Por ejemplo, para la integración con Directorio Activo (caso contrario, los usuarios se validan con credenciales distintas a las de su red), migrar y compartir contactos de Outlook, soporte profesional, ampliar número de participantes y funcionalidades en las videoconferencias, entre otros). Además, también debería calcularse el coste de oportunidad que representa la pérdida de productividad (no poder trabajar bien de manera offline, implicaciones de no usar Office, falta de integración con otros productos, etc).
Estos son los costes para los productos de terceros que algunas empresas pueden necesitar para Google Apps. Los datos son de Diciembre del 2013 y se basan en Google Apps Marketplace o sitios web de los proveedores y pueden cambiar en cualquier momento. Para más detalles sobre los costes ocultos de Google, consulta este documento
Office 365: Microsoft ofrece una total transparencia en las funcionalidades y prestaciones de la suite por lo que no vamos a encontrarnos sorpresas. En todo caso, hay que tener en cuenta costes derivados de la adopción de SharePoint Online, pues las empresas que no están habituadas al uso de esta plataforma necesitarán invertir en formación y en acompañamiento, si quieren beneficiarse al máximo del potencial que ofrece a las empresas.
Comparando el servicio de Soporte
Google Aps: Su modelo de soporte se basa en prioridad basada en el criterio de Google y no en el impacto que tiene el incidente para el cliente. Además, un criterio esencial si el problema impacta a todos o casi todos los usuarios de la organización. Además, Google no empieza a atender una petición de soporte hasta que ha calificado la gravedad de la misma. Para más información sobre las características del soporte de Google, puedes consultar su documento oficial aquí.
Office 365: En caso de alguna incidencia, los usuarios de Office 365 están bien informados gracias a un panel informativo en su consola. Asimismo, el soporte 24/7 está disponible aunque la incidencia la tenga un único usuario de la compañía.
¿Qué te recomienda Softeng?
Sin duda, recomendamos Office 365 a aquellas empresas que valoran aspectos como la productividad, la fiabilidad y la seguridad. Con Office 365 las organizaciones tienen las herramientas que ya conocen y necesitan, además de un servicio en la nube en el que confían. ¿El resultado? Un servicio fiable al 99,9% que permite a las empresas satisfacer las necesidades de sus trabajadores y clientes, aventajando a la competencia.
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