Microsoft Lists es la nueva aplicación de Microsoft 365 que nos permite realizar un seguimiento ágil de la información y organizar el trabajo en listas, de forma que podemos controlar todo el flujo de procesos entre Microsoft Teams, SharePoint Online y Outlook.
El funcionamiento de Microsoft Lists es simple, ya que permite crear desde cero, o por plantillas, tablas de registros listas para usar, y compartirlas fácilmente con cualquier persona y desde cualquier dispositivo. Las listas son inteligentes, ya que permiten mantener a todos los usuarios implicados sincronizados e informados mediante alertas y gracias a sus características colaborativas. Lists, además, es de lo más flexible, pues permite personalizar listas a nuestro gusto y según las necesidades de nuestro trabajo y nuestra organización.
La aplicación está pensada para realizar seguimientos de incidencias, seguimientos de activos, de rutinas, de contactos, inventarios, eventos y mucho más.
Las funcionalidades que destacamos son:
- Microsoft Lists home (web) y aplicación móvil: que ofrece la posibilidad de crear nuevas listas, compartir, acceder a listas recientes y favoritas en un único lugar para poder administrar todas tus listas.
- Microsoft Teams & Microsoft Lists: permite crear una nueva lista o añadir una lista existente directamente en un canal de Teams, podrás combinar las listas con conversaciones en paralelo.
- Las plantillas predefinidas de listas: Lists ofrece varias plantillas adaptadas a iniciar escenarios comunes con estructura, formularios, vistas y formatos preconfigurados.
- Vistas personalizables, reglas inteligentes y uso compartido: la organización de tus listas lo es todo, por esta razón Lists nos facilitará poder visualizar tu información, construir reglas y compartirlas con toda confianza.
Profundicemos en cada funcionalidad al detalle…
Microsoft Lists home (web) y aplicación móvil
Para llegar a la página principal de Microsoft Lists haremos clic en el icono de Lists que se encuentra en el lanzador de aplicaciones de Microsoft 365. En este apartado podrás ver y administrar todas tus listas. Además, podrás crear nuevas listas a partir de listas existentes, importar datos de tablas de Excel y lo más llamativo e innovador es que podrás utilizar diversas plantillas de lista que Lists trae por defecto, adaptadas a casos de uso específicos.
Más allá de la creación, podrás gestionar todas tus listas, seleccionar tus favoritas, ver las más recientes e incluso las listas compartidas.
Lists Home pone todas tus listas al alcance de tu mano en el navegador web, y a finales de año 2020 llegará la aplicación móvil de Microsoft Lists.
Microsoft Teams & Microsoft Lists
Gracias a la perfecta integración entre Microsoft Team y Microsoft Lists podrás colaborar con toda tu organización en listas, usando vistas flexibles como cuadriculas, tarjetas y calendarios. La visualización ágil y rápida organización de la información mejorará la experiencia de usuario para que sea más clara y concisa. Podrás agregar listas existentes a canales, grupos y conversaciones individuales.
Las plantillas predefinidas de listas
Microsoft Lists incorpora una serie de plantillas que te ayudarán a ahorrar tiempo en la creación de nuevas listas o te servirán de inspiración. Dispone de una vista previa para que puedas decir qué plantilla se adapta más a tus requisitos, de todas maneras, puedes modificarlas a tu gusto y necesidades. También para ahorrar tiempo puedes crear una lista a partir de una lista existente, heredando la estructura y el formato. Incluso puede crear una lista desde Microsoft Excel, importando los datos de una tabla.
Vistas personalizables, reglas inteligentes y el uso compartido mantiene a todos sincronizados
Desde Microsoft Lists podremos mejorar la visualización de los datos para que sea sencilla e intuitiva. Gracias a esto, tu organización podrá sacar el mayor provecho y maximizar tu productividad.
Hay cuatro vistas principales con las que podremos configurar nuestras listas. Los formatos de vista de Lista, Cuadrícula, Galería y Calendario. Cada vista predeterminada tiene sus ventajas podremos decidir cuál es la más conveniente. Por ejemplo, la vista de Galería podríamos utilizarla en el momento que se quiera resaltar imágenes o la vista del calendario cuando la información a mostrar incluya fechas. También para una mejor organización podrá personalizar agregando filtros u ordenación para tener una visualización más atractiva.
Las reglas inteligentes se asemejan a los filtros de los que ya disponemos en Outlook, con la misma filosofía “Si ocurre esto, haz eso”. Gracias a esto, podremos configurar algunas acciones y avisos cuando se produzcan ciertos eventos en nuestras listas. Además, las posibilidades aumentan cuando hablamos de la integración con Power Apps y Power Automate.
Finalmente, podrás compartir listas con permisos de edición o solo de lectura. También podrás compartir elementos individuales, activar o desactivar la capacidad de edición, establecer una fecha de caducidad o exigir una contraseña antes de acceder a los datos. Esto hará que trabajar con tus compañeros sea eficaz y rápido. Las personas con acceso podrán añadir comentarios a las lista o elemento para aumentar la productividad y comunicación del equipo.
Recordamos que Microsoft 365 ha realizado el despliegue de Microsoft Lists durante el mes de septiembre. También está prevista la integración de todas las funcionalidades mostradas y la publicación de la aplicación móvil para Android y iOS para las próximas semanas.
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